Diviser par 2 le temps de gestion de son club d'athlétisme

Le club ALSG Athlétisme a été créé en 1975. Le club propose trois activités sportives et regroupe plus de 100 adhérents. Six entraîneurs animent aujourd’hui les activités. Président depuis 3 ans et entraîneur, Patrick Higonnet a une très bonne connaissance du fonctionnement du club.

Au moment de sa prise de poste en 2016, l’ALSG Athlétisme n’utilise pas encore AssoConnect et fait face à de vrais enjeux de gestion notamment pour tenir la comptabilité.

Patrick se met en quête d’un logiciel et découvre AssoConnect. Il nous raconte la découverte de l’outil et son adoption. 

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Avant AssoConnect, une comptabilité au papier crayon 

Avant de prendre la présidence du club en 2016, Patrick est membre du comité directeur. La comptabilité est alors faite sur papier. 

"Ce n’était même pas un fichier Excel ! Avec les demandes de subventions, il nous fallait une comptabilité plus rigoureuse et précise. En plus de ça, on faisait appel à un expert-comptable ce qui représentait un coût non négligeable pour notre club."

Patrick recherche alors un outil pour la comptabilité. 

Avant de découvrir AssoConnect, le club essaye un outil comptable gratuit sur internet, qui se révèle rapidement trop limité. 

Suite à ce premier échec, Patrick remet les recherches en route côté comptabilité. Il a également en tête le besoin de créer un site internet pour le club qui n’en a pas encore. 

Après quelques recherches, Patrick découvre AssoConnect et commence un essai gratuit pour tester le logiciel. 

"Nous avions un blog mais pas encore un Site Internet. En trouvant AssoConnect, j’ai trouvé un logiciel qui répondait à mes deux besoins principaux : la comptabilité et le site. Pour la comptabilité, l’avantage avec AssoConnect, c’est qu’on est tout le temps dans les clous. Le nouveau plan comptable de 2020 vient d’être mis à jour directement, par exemple. Bref, j’ai testé AssoConnect pendant un mois, puis je l’ai présenté au comité directeur qui a décidé d’adopter l’outil !"

Quand l’ALSG Athlétisme débute son utilisation d’AssoConnect, Patrick ajoute plusieurs administrateurs et répartit les tâches entre eux selon leurs fonctions. 

"Le logiciel est tellement complet qu’il faut prendre le temps de le découvrir progressivement. J’étais responsable du site internet, et pour la comptabilité, j’ai accompagné notre trésorier dans la prise en main du logiciel."

Sans formation comptable, la transition se fait malgré tout en douceur pour le trésorier et Patrick. 

"On a eu beaucoup d’explications très claires de l’équipe pour nous aider à prendre en main le module pas à pas. Aucun de nous deux n’est comptable, et pourtant, force est de constater que le logiciel nous a beaucoup aidés dans la saisie des dépenses et recettes !"

Aujourd’hui, Patrick utilise l’ensemble des fonctionnalités proposées dans le module Comptabilité d’AssoConnect : de la remise de chèque au rapprochement bancaire en fin de mois, la gestion comptable du club en est largement simplifiée. 

"Je retrouve dans l’outil de remise de chèque l’ensemble des paiements faits par chèque et je génère automatiquement les bordereaux pour les remettre à la banque. Une fois qu’on a compris le principe, ça va tout seul."

La vision de la comptabilité du club est désormais bien plus précise pour le bureau, avec la génération automatique des documents comptables nécessaires aux demandes de subventions notamment. 

"Et puis, cerise sur le gâteau, nous n’avons plus besoin de faire appel à un expert-comptable, ce qui est un gain financier non négligeable pour l’ALSG."

Simplifier la gestion de ses sportifs avec une base de données centralisée

La simplification de la gestion du club ne se limite pas à la comptabilité. Le club centralise aujourd'hui sa base d’adhérents sur AssoConnect. 

"On a une vision complète de notre comptabilité, de nos adhérents et d’autres éléments encore à partir d’un seul outil."

Chaque année, Patrick paramètre une campagne d’adhésion sur le logiciel. Il ajoute lui-même au sein de la campagne les adhérents de l’année. 

"Comme tout est centralisé, si je tape le début du prénom, on me propose tout de suite l’adhérent correspondant et je prolonge son adhésion sur la nouvelle année. Je retrouve donc à n’importe quel moment mes adhérents actifs par exemple."

Le module Adhésions s’adapte aux spécificités du club. 

"On a pu paramétrer tous les différents tarifs que l’on a avec les licences. On fait parfois des réductions, ce qu’il est possible de gérer sur AssoConnect. L’équipe a clairement compris ce que cherchaient les associations."

La gestion des adhésions en est révolutionnée !

"Comment nous gérions nos membres avant ? Alors là... c’était fait sur papier, on notait si la personne avait payé ou non, et voilà. Avec trois activités et plus de cent adhérents, ce fonctionnement n’était clairement plus possible."

Cette petite révolution apporte principalement un gain de temps énorme, qui profite aux bénévoles de l’association et à Patrick. 

"Un gain de temps d’autant plus important que toutes les écritures comptables liées aux adhésions au club sont générées automatiquement sur AssoConnect. On saisit l’adhésion d’une personne et hop l’écriture est générée ! C’est plus de cent écritures comptables qu’on n’a pas besoin de saisir !"

Le lien avec la Comptabilité permet également de suivre les personnes à jour dans leur paiement et de relancer les retardataires par email depuis la plateforme. 

D’autres liens permettent aujourd’hui à Patrick d’automatiser et de simplifier des tâches. C’est le cas par exemple de la Communication. Depuis la base de données, les listes de diffusion sont mises à jour automatiquement en fonction de la segmentation de sa base de données. 

Un site internet, une nécessité pour un club qui grandit 

L’ALSG Athlétisme grandit et a besoin d’une visibilité sur internet. Avec AssoConnect, le club dispose aujourd’hui d’un outil pour créer simplement un site internet. 

"C'est moi qui ai commencé à faire le site sur AssoConnect. Le module Site internet est assez malléable : on peut créer des menus, des sous-menus, etc. On a facilement créé notre site, ainsi qu’un espace pour nos adhérents."

Sur le site, les adhérents retrouvent les actualités, l’histoire du club ou les prochains événements sportifs auxquels s’inscrire.

C’est de nouveau le lien entre les modules du logiciel qui rend ceci possible : seules les personnes reconnues comme adhérentes sur la base de données peuvent accéder à certaines sections du site internet en se connectant.

Modifiable très facilement, le site internet est maintenu à jour sans que cela ne prenne trop de temps.

Le mot de la fin pour Patrick 

"AssoConnect est un outil modulable, à l’écoute du besoin des associations. C’est au minimum 50 % de temps que nous avons gagné en passant sur le logiciel. Si on me retire AssoConnect demain ? Eh bien .. je n’irais pas jusqu’à vous étrangler bien sûr, mais disons que je serais sincèrement démuni."

Un grand merci à Patrick d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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