Accompagner la professionnalisation d’associations étudiantes : l’exemple de Sciences Po Environnement 

Près de 150 ans après sa création, Sciences Po est une université de renommée internationale. Sa mission : former des étudiants pour “comprendre le monde pour le transformer”. Une volonté qui se retranscrit dans un parcours scolaire diversifié et une vie associative bien rythmée. Ainsi, Sciences Po accueille plus de 200 associations étudiantes : du soutien scolaire à la défense des minorités en passant par l’organisation de compétitions sportives, les étudiants ont l'embarras du choix. 

Certaines associations reçoivent des budgets de la part de l’administration pour les accompagner dans leurs actions. C’est dans ce cadre que Sébastien Thubert, Chargé de la vie étudiante à Sciences Po, cherche un outil numérique en 2019. 

Son objectif est double : 

• assurer un meilleur suivi des fonds accordés aux associations en leur fournissant un outil qui leur permet de tenir une comptabilité de manière plus rigoureuse,
• proposer une expérience associative toujours plus professionnalisante. 

Sébastien découvre rapidement AssoConnect. Suite à une consultation générale auprès des associations, le logiciel est adopté. Il est d’abord destiné aux associations les plus importantes en terme de budget accordé par l’université, mais d’autres associations manifestent très vite leur intérêt pour le logiciel. Elles sont aujourd’hui plus de trente à utiliser AssoConnect. 

Noé Royer est représentant au Conseil d'Administration de Sciences Po Environnement, une des associations permanentes de l’établissement qui utilise AssoConnect depuis un an maintenant. Il dresse le bilan au terme de 12 mois d’utilisation du logiciel, et dans un contexte de développement de l’association à l’échelle nationale.

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Un logiciel en ligne pour accompagner le changement de statuts de l’association 

L’association Sciences Po Environnement a pour but de réduire l'empreinte écologique de Sciences Po et de sensibiliser les étudiants à la protection de l'environnement.

“Nous partons du constat que l’écologie est quelque chose dont tout le monde doit s’emparer. Il est essentiel que des étudiants y soient sensibilisés dans le cadre de leurs études.”

L’action de Sciences Po Environnement se découpe en deux volets : d’une part la sensibilisation à travers des conférences et des formations à destination des étudiants et des autres associations ; et d’autre part, la mise en place d’actions pour améliorer l’éco-responsabilité du campus. 

“En 2010, nous sommes devenus une association permanente de Sciences Po. Cela signifie que l’administration nous délègue une part des actions et responsabilités sur le sujet environnemental au sein de l’université, ainsi qu’un budget.”

Sciences Po Environnement existe alors non seulement à Paris, mais aussi sur les autres campus de France, chaque association étant indépendante. En 2015, une réflexion débute pour centraliser la gestion de l’association et adopter un fonctionnement avec des antennes. 

En 2018, l’association change ses statuts : Sciences Po Environnement est une association unique avec des antennes réparties sur le territoire. 

Une des conséquences directes : il faut désormais répartir les dotations entre les antennes, auparavant gérées de manière indépendante par les associations, et consolider les informations (adhérents, comptabilité) au niveau de la tête de réseau. Autant de défis auxquels l’organisation actuelle ne permet pas de faire face. 

“Avant AssoConnect, nous avions peu d’outils numériques. La comptabilité se faisait sur Excel. Pareil pour le recensement de nos adhérents. Quand chaque association fonctionnait indépendamment, ça allait mais là avec une présence dans six villes et une vocation nationale, il était évident qu’il fallait trouver de nouveaux outils pour nous aider.”

En tant que Vice-Président de Sciences Po Environnement Paris, Noé représente l’antenne parisienne et impulse les projets d’ampleur nationale de l’association. L’adoption d’AssoConnect en fait partie. 

Dans le cadre de ses missions, Noé accompagne la transition vers le nouvel outil. 

“J’ai écrit un petit guide pour l’utilisation d’AssoConnect. La transition s’est très bien passée dans l’ensemble. En ce qui concerne l’antenne parisienne, nous avons un local au sein du campus où nous assurons des permanences pour que des étudiants puissent venir nous poser des questions. Environ trente personnes se relaient ainsi. Nous avons commencé par former ces personnes à l’outil.”

Un des avantages principaux d’AssoConnect pour Sciences Po Environnement est de s’adapter à la structure de l’association. Concrètement, une plateforme principale existe pour Sciences Po Environnement et chaque antenne locale (Paris, Dijon, Nancy, etc.) dispose de son groupe avancé. 

Ce fonctionnement permet de consolider les informations de chaque antenne au niveau de la tête de réseau et de donner de l’autonomie aux antennes qui continuent à gérer leurs activités de manière indépendante. 

“Un autre avantage d’AssoConnect est qu’il permet de répartir les accès au logiciel en fonction des postes de chacun au sein de l'association. Certains membres ont donc des droits de consultation, d’autres pourront accéder à la Communication, d’autres à la Comptabilité, etc.”

Mieux piloter l’activité d’une association étudiante nationale

Sciences Po Environnement utilise pour la première fois AssoConnect dans le cadre des adhésions à l’association. 

Chaque antenne a paramétré une campagne d’adhésion destinée aux étudiants de son campus. Ces derniers adhèrent à l’association et paient en ligne en quelques clics.

“Avant les étudiants payaient en espèces ou par chèque, ce qui représente du temps de gestion, mais n’est surtout pas très pertinent pour une génération d’étudiants qui a rarement du liquide sur elle. Avec AssoConnect, on a mis en place le paiement en ligne, à la fois plus logique et beaucoup moins chronophage !”

Cette année, l’association a enfin pu avoir une visibilité sur l’ensemble de ses adhérents. 

“On n'aurait jamais pu dire avant ça que l’on avait 258 membres au total, on n’en avait aucune idée !”

Outre les adhésions, AssoConnect permet à Sciences Po Environnement de gérer aujourd’hui plus simplement d’autres pans essentiels de son activité, comme les événements. 

“Un exemple très concret lors duquel l’utilisation d’AssoConnect nous a été particulièrement utile, c’est le week-end intercampus que nous organisons chaque année. En fonction du campus, le prix du transport est différent pour se rendre sur le lieu du week-end. Avec AssoConnect, on a pu gérer cet aspect sans problème en proposant différents tarifs.”

Le paiement en ligne est une nouvelle fois mis à contribution dans le cadre de l’organisation des événements.

“En activant le paiement en ligne, c’est la garantie de ne pas avoir à courir après les paiements pendant trois mois, ce que nous avions dû faire lors de la précédente édition.”

Le logiciel fait également le bonheur de la trésorière de l’association. 

Si elle tient encore une comptabilité en parallèle sur Excel, c’est désormais sur AssoConnect qu’elle effectue la clôture comptable à la fin de l’année. À terme, toute la comptabilité sera basculée sur le logiciel.

Les statuts de l’association votés en 2018 imposent de consolider les comptes de l’ensemble des antennes. 

“On touche des dotations pour l’association que l’on répartit entre les antennes. Elles ont ensuite leur comptabilité propre, avec leurs dépenses et leurs recettes. Mais à la fin de l’année, il faut tout consolider !”

Sur AssoConnect, cette consolidation se fait automatiquement. 

“Le module Comptabilité permet à la fois à chaque antenne de tenir une comptabilité simple et rigoureuse mais nous fournit surtout, sans aucune action de notre part, les comptes consolidés de l’association en temps réel ! ”

Un fonctionnement autrement plus simple que l'agrégation de multiples fichiers Excel. 

Diffuser progressivement l’utilisation du logiciel au sein des antennes

L’utilisation d’AssoConnect se diffuse progressivement au sein de l’association. 

“On va par exemple l’utiliser pour nos Assemblées Générales. Avec la base de données, on peut rapidement savoir qui a un droit de vote ou non en fonction des statuts qu’on a paramétrés.”

La Boutique en ligne est aujourd’hui utilisée par l’antenne parisienne pour vendre des gourdes. La fonctionnalité Gestion des stocks lui permet d’avoir un aperçu rapide des ventes et de savoir quand il faudra se réapprovisionner. 

“Ça change d’un fonctionnement sur fichier Excel ! Certaines antennes l’ont mis en place pour proposer des produits alimentaires à la vente.”

Une prochaine étape est d’utiliser le module Événements pour les conférences organisées régulièrement par l’association. 

“Pour les petites antennes, adopter l’outil a ouvert de nouvelles perspectives. Certaines qui n’avaient que 5 ou 6 adhérents ont maintenant le même statut qu’une association comme le Bureau des Élèves.”

Le mot de la fin pour Noé

“AssoConnect a clairement simplifié notre gestion administrative et nous permet de centraliser toutes les données des antennes pour avoir des données nationales. Si on nous enlève AssoConnect demain ? Ah non, on a consacré du temps à cette transition ! On pourrait faire de l’Excel, certes, mais on perdrait beaucoup trop de temps. En plus, le logiciel nous permet d’avoir une légitimité certaine vis-à-vis de l’administration de Sciences Po. Avoir de la légitimé et gagner en notoriété, c’est essentiel pour nous. C’est ce qui nous permet de continuer à nous développer et avoir plus d’impact” 

Un grand merci à Noé d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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