A quoi sert le conseil d'administration d'une association ?

La gouvernance : voilà bien un sujet qui peut déchainer les passions d'un bureau d'association ! Et pour cause, il y a parfois moyen de se perdre entre CA, CR, AG, PV…

Cet article lève le voile sur le conseil d’administration, ce rendez-vous incontournable pour nombre d’associations, souvent dénommé par l’acronyme "CA".

Pas évident en effet de juger s’il est cohérent ou non d’instaurer cette réunion au sein de son association. Et si oui, pourquoi et comment ?

En avant !

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Qu'est-ce que le conseil d'administration d'une association ?

A quoi sert le conseil d’administration d’une association ?

Le conseil d’administration est un événement clé dans la vie associative. Ce rendez-vous est censé assurer la bonne gestion de votre association. Cela passe notamment par :

• la préparation du budget de votre association, en suivant son exécution à la loupe,
• la définition des orientations principales de votre association,
• l’autorisation du Président à agir en justice, pour la défense des intérêts de l’association, la défense des intérêts communs des membres ou la défense de certains intérêts collectifs,
• la gestion du patrimoine de l'association.

Maintenant que vous connaissez les objectifs principaux sur le bout des doigts, vous vous demandez sûrement qui aura ces lourdes responsabilités à charge ?

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Qui participe au Conseil d’Administration de votre association ?

Commençons par la bonne nouvelle ! La loi de 1901 vous laisse une grande liberté quand à vos modes de gestion et d’organisation.

Le CA relève d'ailleurs davantage de la bonne pratique mais dans les faits, rien ne vous oblige à en avoir un. A titre d'exemple, les associations collégiales font le choix de s'en passer.

Les membres du conseil sont appelés plus communément les "administrateurs". Leur attribution ainsi que leur nombre sont fixés par les statuts constitutifs de votre association.

Sachez que vos administrateurs ont deux droits spécifiques et reconnus :

• Le président de l’association peut décider des convocations en fonction des sujets à traiter ou bien de mettre en place un rythme régulier afin de planifier à l’avance les conseils d’administration.
• Si les statuts le prévoient, les membres du conseil doivent être rémunérés. Ils ont également un droit primordial : celui de l’information.

Pour résumer, la loi ne prévoit pas de dispositions spécifiques pour votre conseil  Ce sont les statuts qui mènent à la baguette la manière dont est gérée et administrée votre association.

De ce fait, les conditions d’appel à candidature doivent être également prévues dans les statuts.

4 bénéfices du conseil d'administration de votre association

Voici les bénéfices que peut apporter l'existence d'un conseil d'administration à votre association :

• Mise en place d’un suivi régulier : si vous mettez en place 3 à 4 réunions par an, c’est déjà une très bonne trame pour ne pas se laisser déborder.
• Implication de vos administrateurs : c’est en les convoquant à ce rendez-vous et en leur attribuant un rôle bien spécifique que vous allez gagner en efficacité. Engager son équipe est un point-clé pour lui donner envie de participer au débat.
• Invitation au débat : les participants au conseil sont invités à débattre de ce qui est bon à garder ou non au sein de votre association. Cela assure le dynamisme de s'association et son évolution.
• Perception de la santé financière de votre association : rien de mieux que de garder un oeil sur les comptes de votre association. Être au courant de ce qu’il y a concrètement dans vos caisses vous permet notamment de mieux vous organiser, avoir une idée précise du budget que vous pouvez imputer à tel ou tel projet.

Le conseil d’administration est-il obligatoire pour votre association ?

Les conditions nécessaires du conseil d’administration de votre association

Rassurez-vous, votre association n’a peut-être pas besoin d’organiser un conseil d’administration. Contrairement à l'assemblée générale, vous n’avez pas l’obligation de vous doter d’un conseil d’administration.

De fait, la loi de 1901 ne fait aucune référence au conseil.

Mais comment être certain que votre association en est bien exemptée ? Voici les différents critères à connaître :

• Votre association n’est pas soumise à des statuts types qui lui imposent un conseil d’administration,
• Votre association n’est pas reconnue d’utilité publique,
• Vous ne souhaitez pas obtenir un agrément pour votre association.

Les petites associations et le conseil d'administration

Pour une petite association, il est tout à fait possible de focaliser uniquement autour de l’assemblée générale et du bureau de celle-ci.

Toutefois, si c’est le cas de votre association, nous vous conseillons vivement de prendre vos précautions. La répartition des pouvoirs entre le bureau et votre assemblée générale doit faire l’objet d’une attention particulière.

Il est utile de se doter d'un conseil d'administration lorsque l'association atteint une certaine taille. C’est souvent le cas quand les dirigeants souhaitent qu'un organe plus restreint, élu par les membres, soit titulaire du pouvoir de gérer et d'administrer l'association.

Cela évitera de réunir l'assemblée générale dès qu'il y a une décision importante à prendre.

Préparez en amont votre conseil d’administration

Le bon fonctionnement d'une association réclame une attention et un travail préparatoire indispensables. Cette préparation est d’autant plus importante pour votre conseil d’administration, mais pourquoi ?

De nombreuses personnes perçoivent le conseil comme un rendez-vous associatif long et fastidieux. C’est bien dommage, car c’est un rassemblement où d’importantes décisions peuvent être prises.

Préparez votre conseil d’administration en étudiant au préalable les sujets que vous souhaitez aborder. Une fois la question creusée et les chiffres analysés, vous pouvez préparer vos arguments.

Dites adieux aux conseils d’administration où seules 2 ou 3 personnes prennent la parole. Vous allez maintenant en ressortir convaincu.

Et enfin, n’oubliez pas votre ordre du jour. Cette liste structurée des sujets à traiter lors de votre conseil d’administration vous aide à ne pas perdre le fil.

Voici une liste non-exhaustive que vous pouvez utiliser pour votre ordre du jour :

• date du conseil d’administration,
• personnes présentes,
• sujets importants à traiter,
• sujets secondaires à traiter,
• temps accordé à chacun des sujets,
• la personne référente pour chacun des sujets, etc.

Comment gérer le conseil d’administration de votre association ?

Ne vous laissez pas dépasser par l’engouement général. Comme n’importe quelle réunion, cela peut vite partir dans tous les sens.

Allez droit au but et gardez toute votre assemblée concentrée jusqu’à la fin du conseil. Pour cela je vous invite à suivre ces quelques précieux conseils :

• Répartissez les rôles : le conseil d’administration n’en sera que plus intéressant. Si chaque personne a une mission spécifique, votre comité va se sentir davantage engagé et investi dans la réunion.
• Suivez l’ordre du jour : celui-ci a été établi en fonction des besoins et des projets de l’association. C’est donc le fil rouge de votre réunion. L’objectif est de traiter chacun des points annoncés. Si un nouveau sujet émerge, il nécessite certainement une autre discussion dédiée dans un futur plus ou moins proche selon l’urgence, mais repousser cette discussion laissera le temps de la préparer.
• Rendez le conseil dynamique : donnez du peps à votre réunion ! Vous pouvez par exemple proposer un apéro ou goûter pendant ou après la réunion. Vous gagnerez en convivialité et votre réunion en sera tout de suite plus agréable.

N’oubliez pas le compte rendu du conseil d'administration de votre association

Rentrez dans la peau du bon élève lors de votre conseil d’administration.

Comme pour votre assemblée générale, il est indispensable que les discussions et décisions de votre réunion soient retranscrites par écrit.

Ceci permettra non seulement de garder une trace des décisions prises mais également de tenir informés les administrateurs qui n’ont pas pu participer à la réunion.

Pour cela, vous pouvez désigner un "secrétaire d'association" qui a pour mission de tenir ce rôle lors de votre réunion.

C’est en rapportant par écrit vos petites et/ou grandes décisions que vous allez dynamiser votre conseil d’administration.

Réaliser un rapport et l’envoyer à l’ensemble de l’association par courrier ou par mail peut également être utile.

Petite piqûre de rappel : votre compte rendu est un document à partager en interne. Vous pouvez cependant envoyer des extraits à des personnes tierces dans certains cas :

• lors d’un changement dans votre bureau, vous devez informer la préfecture de vos nouvelles recrues,
• aux structures extérieures en fonction des demandes (ex : banque).

Enfin, ce compte rendu peut être consigné dans un registre afin de suivre et comprendre l'historique de votre association.

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Fixez le prochain conseil d’administration de votre association

Quoi de mieux que de proposer directement une prochaine session à la fin de chaque conseil  ?

Vous avez tout le monde à disposition, il serait dommage de ne pas en profiter. En fonction des emploi du temps de chacun, vous pouvez dores et déjà lancer une première invitation à l’oral et assurer la présence de certains.

Vous pouvez aussi mettre en place un sondage pour proposer des dates pour vos futurs conseils d’administration.

Alors, à vos agendas !

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Conclusion

Vous l’aurez compris, le conseil d’administration n’est pas à négliger si votre association est concernée par celui-ci. C’est en étant minutieux et organisé que vous allez réussir votre rendez-vous associatif.

Soyez également scrupuleux avec vos statuts qui définissent l’ensemble des éléments à suivre lors de votre conseil administration association.

Et n’oubliez pas, votre association n’a pas forcément l’obligation de réaliser un conseil d’administration. A contrario, si vos statuts imposent ce rendez-vous associatif, visualisez-le comme une opportunité de faire évoluer votre association.

Alors, à vos calendriers pour prévoir votre prochain CA !

Pour retrouver toutes nos bonnes pratiques à tout moment, téléchargez notre fiche technique :