5 bonnes pratiques de management en association

Comme dans toute organisation, le management a une importance primordiale au sein d’une association. Et les spécificités du secteur, telles que la présence de bénévoles, rendent le management associatif d'autant plus intéressant !

Dans cet article, nous vous livrons quelques bonnes pratiques tirées de notre expérience du monde associatif, mais aussi des nombreux échanges que nous avons au sein de l’équipe AssoConnect au sujet du management.

Voici donc 5 bonnes pratiques du management associatif.

Un grand merci à Audrey, Axel, Corinne, Eva, Marie et Trish qui ont fortement contribué à la structure de cet article. Tout le monde est prêt ? Alors c’est parti !

Transmettez votre passion pour l’association

Les bénévoles au cœur du projet

Une association se construit forcément autour d’une mission. C’est généralement ce qui anime ses fondateurs et les pousse à se lancer en premier lieu.

Cette passion qui habite les fondateurs mérite d’être partagée avec tous les membres. Il pourrait être facile de partir du principe que si vous avez des bénévoles, c’est qu’ils sont déjà sensibles à votre cause et n’ont donc pas besoin d’être motivés.

Or, les bénévoles sont le véritable moteur de votre association.

Ceci est vrai aussi bien dans les structures entièrement bénévoles que dans les associations employeuses.

Prenons l’exemple des fédérations qui embauchent souvent des salariés au sein de leurs bureaux. Les clubs de sport locaux sont la raison d’être des fédérations qui se mettent à leur service. Or, sans bénévole, peu de clubs sportifs pourraient tourner.

Quelle que soit la structure, de la petite association locale à la structure nationale organisée en réseau, le management des bénévoles représente donc une problématique essentielle.

Maintenir la "flamme", un travail de tous les jours

En tant que responsable associatif, animateur de réseau, ou coordinateur de bénévoles, l’une de vos tâches consiste à les maintenir motivés. Pour cela, rien de tel que de leur partager en toute simplicité votre passion pour la cause défendue et le but du projet associatif.

Dès leur arrivée, prenez le temps de soigner l’accueil des nouveaux membres. Parlez-leur de l’histoire de votre association, présentez les résultats obtenus et montrez-leur concrètement ce pour quoi ils donnent de leur temps.

Selon l’étude "Incentives to encourage Repeat Volunteering" réalisée par Software Advice aux États-Unis, la source de motivation principale de 42 % des bénévoles est de voir les témoignages des bénéficiaires de leur association.

Ils ressentent le besoin de sentir que leurs actions ont de l’impact.

C’est évidemment compréhensible, et doit donc nécessairement être pris en compte dans la politique managériale de la structure.

Définissez clairement les rôles et faites confiance

Des missions adaptées à chacun

Pour construire un projet, difficile de se passer de fondations solides. C’est aussi vrai pour votre association ou pour n’importe quelle entreprise.

Prenez le temps de réfléchir à l’organisation de vos équipes par pôles et à la répartition des rôles. Cette distribution doit être faite de manière équitable et permettre à chacun des membres d’avoir une mission bénévole précise, personnalisée et intéressante.

Si vous faites partie des 12,5% d’associations employeuses*, vous connaissez d’autant plus l’importance de ce challenge. La collaboration entre salariés et bénévoles peut effectivement s’avérer compliquée lorsque les postes ne sont pas clairement établis.

Heureusement, l’inverse est aussi vrai : si votre association est organisée de manière juste et cohérente, les relations salariés-bénévoles sont généralement excellentes !

La confiance, facteur-clé de la performance

Chez AssoConnect, les salariés ont quasiment tous un engagement bénévole en association. Pour m’aider à rédiger cet article, je me suis donc dit qu’il serait intéressant de les consulter.

Je leur ai demandé de me décrire le manager idéal, en entreprise comme en association. Les retours ont été très variés mais un même mot revenait en permanence : la confiance.

Il est évident que dès lors qu’une personne nous fait confiance, notre première envie est de ne pas la décevoir. Le principe est simple à comprendre et pourtant loin d’être évident à mettre en pratique !

La tentation peut être grande de tomber dans le micro-management, d’autant plus lorsque la cause nous tient tant à cœur.

Quoi qu’il en soit, c’est un effort nécessaire pour le bien de votre association.

Une fois les rôles répartis, apprenez à faire confiance et à responsabiliser vos équipes. Bénévoles comme salariés vous le rendront bien au-delà de vos attentes.

Faites grandir vos membres

La formation, garantie d’une relation à long terme

Les bénévoles ont la particularité d’être présents par passion ou a minima par fort intérêt pour la cause de l’association.

C’est en tout cas ce qui les pousse à s’engager sur le court terme.

Pour les garder sur le long terme, il semble indispensable de leur apporter quelque chose en retour. Et le manager a un rôle important à jouer dans cette démarche.

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En tant que lien privilégié entre l’association et le bénévole, il se doit de comprendre les besoins des personnes qu’il accompagne et d’aider à les concilier avec les besoins de l’association.

Une bonne manière de le faire peut être de proposer aux bénévoles de se former à travers leur engagement au sein de l’association.

Selon l’étude "Le bénévolat en France en 2019" mené par Recherches et Solidarités, la formation est la première attente personnelle des bénévoles pour bien vivre leur activité.

Voilà un élément à ne surtout pas négliger dans l'accompagnement de vos bénévoles, et même un précieux allié pour les garder longtemps engagés à vos côtés

Pour accompagner ses bénévoles dans leur formation, les associations ont plusieurs cordes à leur arc.

L’évolution des bénévoles en interne

Pour un bénévole, avoir de nouvelles missions sur un sujet neuf est évidemment un excellent moyen de progresser. En s’attaquant à un nouveau challenge, il montera en compétences sur ce sujet.

L’idée est de faire progresser le bénévole au fur et à mesure des expérimentations. Cette méthode d’apprentissage demande du temps et implique naturellement une certaine indulgence de la part de l’organisation.

Attention également à ne pas “lâcher” votre bénévole seul dans une mission inconnue. Le rôle du management se trouve justement dans le bon positionnement du curseur, entre accompagnement et autonomisation.

Personne n’est aussi bien placé que vous pour le définir.

Les formations entre pairs

Les formations en interne représentent un autre moyen intéressant d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences.

Si plusieurs membres de votre association sont intéressés par l’idée d’être formés sur un sujet et qu’un autre membre dispose de ces compétences, favorisez l’échange entre eux.

Cela peut déboucher sur une formation, à laquelle d’autres membres pourront se greffer s’ils le souhaitent.

Nous y voyons trois avantages principaux :

• Toutes les personnes intéressées peuvent prendre part à la formation, ce qui permet d’harmoniser les connaissances basiques des membres de manière simple et rapide,
• La personne qui forme se sent valorisée dans son travail puisqu’elle est considérée suffisamment compétente pour l’enseigner à d’autres,
• Les échanges qui découlent de ces formations permettent de créer ou renforcer les liens entre les membres de votre association.

Les plans de formation du FDVA pour faire progresser les membres de votre association

Mis en place dans les années 1980 par l'État français, le Fonds pour le développement de la vie associative permet aux associations de mettre en place des plans de formation.

Des appels à projets sont lancés tous les ans afin d’obtenir une subvention pour réaliser la formation. Un jury décide ensuite de l’attribution de l’aide.

À noter que l'État fixe chaque année de grandes orientations et que les formations doivent être en rapport avec celles-ci sous peine d’être rejetées.

Au total, ce sont 20 000 journées de formation par an qui sont organisées grâce au FDVA, pour 160 000 bénévoles formés.

Le Compte d’Engagement Citoyen (CEC)

Voilà un dispositif qui gagnerait à être davantage connu !

Le compte d’engagement citoyen (ou CEC) permet à certains membres d’association de transformer leurs heures de bénévolat en formation, sur le modèle du cumul d’heures CPF.

L’attribution d’heures de formation au titre du CEC est soumise à plusieurs conditions. Nous y retrouvons par exemple le nombre d’heures de bénévolat effectuées, le rôle tenu au sein de l’association ou encore l’activité de l’association concernée.

Quoi qu’il en soit, si votre association est éligible au CEC, pensez bien à en informer vos bénévoles afin qu’ils puissent en bénéficier !

Instaurez une culture du feedback

Qu’est-ce qu’un feedback ?

Il s’agit d’un retour structuré qu’une personne fait à une autre afin de l’aider à s’améliorer ou lui faire savoir notre satisfaction sur un point précis.

Nous distinguons deux types de feedbacks :

• Le feedback positif qui vise à maintenir ou renforcer une action,
• Le feedback constructif qui cherche à corriger ou modifier les actions futures.

Chez AssoConnect, nous avons pour habitude de dire qu’un feedback est un cadeau. Comme un cadeau classique, nous pouvons tous en donner ou en recevoir.

Comment faire un feedback ?

Un feedback se compose de cinq grandes étapes :

Pour mieux comprendre ces étapes, prenons une situation fictive :

“Hier matin, en réunion, je n'avais pas fini ma présentation et tu as repris la parole. Du coup, je n'ai pas pu aller jusqu'à la fin de mon explication (situation). Je me suis senti frustré, en colère, et peu désemparé (émotion). J'ai besoin de sentir qu'on me fait confiance et que mon travail est respecté, reconnu et valorisé (besoin). La prochaine fois, je te propose que l'on revoie la présentation ensemble en amont, pour être sûr que l'on est sur la même longueur d'onde (solution). Es-tu d’accord pour que l’on fasse cela ? (engagement)".

Évidemment, cet exemple est largement caricatural, dans la vie réelle, ce serait une discussion plus intéressante, mais cela a l’avantage de vous donner un aperçu de ce que pourrait être un feedback.

Pour aller plus loin, voici quelques conseils supplémentaires :

• Prenez le temps de bien vous préparer, sans quoi vous risquez d’être maladroit et le feedback risque d’être mal interprété,
• Soyez clair et lucide sur vos intentions, réfléchissez aux objectifs et bénéfices attendus pour construire votre discours. Si vous faites un feedback pour vous défouler après une journée difficile, ce ne sera sûrement pas un “cadeau”,
• Demandez toujours la permission, il faut respecter le fait qu’une personne ne soit pas toujours en mesure de recevoir un feedback à un moment précis, quelle qu’en soit la raison,
• Soyez précis et assumez votre feedback, les “il paraît que” et autres “on m’a dit que” sont à bannir : soyez direct et parlez en votre nom, vous ne pouvez pas penser pour les autres.

Comment bien recevoir un feedback ?

Recevoir un feedback positif

À première vue, cette situation paraît confortable. Pourtant, il convient de garder à l’esprit le but de ce retour pour ne pas passer à côté de l’essentiel.

Un feedback positif n’est pas un simple compliment qui vise à faire plaisir.

Mais il s’agit bien de la reconnaissance d’une compétence ou d’un comportement, dont le but est de le renforcer.

Il est donc primordial de croire en ce que la personne nous dit. Acceptez ce feedback, intégrez le point qui vous est remonté puis, selon sa nature, faites de votre mieux pour le maintenir ou le renforcer.

Recevoir un feedback constructif

S’il peut parfois être plus difficile à recevoir, il est vraiment à prendre comme une opportunité de s’améliorer. Gardez à l’esprit que cela part d’une intention bienveillante.

Pour en tirer profit au maximum, retenez qu’il faut :

Comment encourager les feedbacks au sein de votre association ?

La culture du feedback demande une participation de la part de vos membres. Il est par conséquent impossible de l’imposer.

Notre conseil est donc plutôt de réussir à démontrer les avantages que de telles pratiques apportent.

À partir de là, pourquoi ne pas mettre en place une petite réunion d’information voire une formation à ce mode de communication ? À l’issue de cette réunion, voyez si vos membres ont envie de tenter l’aventure.

Si vous avez bien présenté le sujet, il n’y a pas de raison que la démarche soit refusée. Qui n’a pas envie de progresser ?

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Une fois vos membres convaincus, mettez régulièrement en place de courtes formations sur le sujet pour les nouveaux arrivants. Cela leur permettra de connaître vos habitudes et de prendre le train en marche !

Dernière chose : montrez l’exemple ! Faites des feedbacks et sollicitez-en de la part des personnes avec qui vous travaillez.

Donnez à vos membres les moyens de réussir

Identifiez les points de frustration actuels et potentiels

Le management en association ne se résume pas à distribuer les rôles et les objectifs à atteindre. Il convient aussi de donner les outils pour mener à bien les missions des personnes impliquées.

Le quotidien d’une association est ponctué de missions opérationnelles, tant pour les bénévoles que pour les dirigeants. Dès lors, nous avons tendance à nous laisser aspirer et ne plus voir ce qui nous entoure.

Pourtant, il semble important de prendre régulièrement du recul pour faire le point sur la situation et identifier d’éventuels points organisationnels à corriger.

Pour cela vous pouvez créer des points d’équipe réguliers, pas nécessairement formels, mais qui permettent de prendre la température.

De cette manière, vous pouvez identifier les points de frustration existants ainsi que ceux qui sont imminents.

S’il s’avère que des difficultés apparaissent au niveau des ressources mises à disposition, prenez le temps de creuser pour identifier les besoins réels qui se cachent derrière.

Évitez à tout prix d’adopter le dernier outil à la mode sans avoir réfléchi au besoin initial. Il s’agit d’une erreur courante et nous savons combien cela peut être tentant.

Choisissez la solution la plus adaptée

Une fois les besoins définis, il reste à trouver la solution qui convient le mieux à votre association.

Celle-ci peut prendre plusieurs formes : une réorganisation interne, un changement de process ou de méthode de travail, un outil digital, etc. Tout est envisageable !

Prenons un exemple précis : vous avez identifié que votre comptable perdait beaucoup de temps sur Excel et que cela entamait sa motivation.

Vous vous dites alors qu’un logiciel comptable pourrait lui être d’une aide précieuse.

Si vous avez bien fait le travail d’identification des besoins, vous devriez avoir une idée assez précise des critères pour choisir un logiciel de comptabilité.

Admettons qu’avec votre trésorier, vous ayez identifié que le logiciel devait :

• simplifier la saisie des écritures,
• faire automatiquement le lien entre vos dons et votre comptabilité,
• permettre de générer facilement des reçus fiscaux,
• faciliter vos remises de chèques,
• permettre à d’autres membres du bureau de consulter la comptabilité.

Avec une liste aussi précise, vous n’avez plus qu’à vous plonger dans les solutions existantes et choisir celle qui répondra le mieux à votre besoin.

Bien que nous ayons parlé d’un outil digital dans cet exemple, rappelons que tous les problèmes n’appellent pas forcément à une réponse digitale.

Quoi qu’il en soit, des bénévoles qui se sentent bien et qui disposent des bons outils sont des éléments qui vont rester sur le long terme. Alors qu’il est toujours aussi difficile de recruter des bénévoles, vous auriez tort de vous en priver !

Vous souhaitez prendre le temps d'en savoir plus ?
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Et voilà, vous connaissez maintenant nos 5 bonnes pratiques du management en association.

Il semble évident que ces grands principes ne sont pas forcément adaptés à tout le monde. Nous ne prétendons d’ailleurs ni être exhaustifs, ni avoir de solution miracle à ce grand sujet qu’est le management en association.

En revanche, nous espérons que cet article vous aura apporté de l’inspiration pour faire de votre association un lieu où les membres sont heureux de venir donner de leur temps. L’idée étant que chacun puisse y piocher des idées et adapter nos conseils à sa propre structure. 

Vous êtes les mieux placés pour savoir ce qu’il est pertinent d’appliquer ou non, alors à vous de jouer maintenant !

Sources :
- "La France Associative en Mouvement 2018", Recherches & Solidarités
- "Le bénévolat en France en 2019", Recherches et Solidarités