Maîtriser l'art du rétroplanning pour son association : nos conseils

Si les mots "planning", "organisation" et "imprévu" vous donnent des boutons, cet article est fait pour vous !

Le terme "rétroplanning" peut, au premier abord, sembler barbare. Pourtant, rien de plus simple que la rétroplanification ! 

L’avantage n°1 de cette méthode : anticiper vos tâches vous permet d’optimiser votre organisation en fonction de la charge de travail qu’elles requièrent. 

Mais le rétroplanning cache encore bien d’autres atouts… Une chose est sûre : après la lecture de cet article, il deviendra votre meilleur allié, indispensable à la gestion de votre association !

En fin d’article, retrouvez les principales informations à retenir dans le résumé en bref.

Qu’est-ce que le rétroplanning ?

À l’inverse d’un planning typique, le rétroplanning s’élabore à partir de la fin du projet.

Pour le réaliser, vous devez partir de la date de fin supposée de votre projet, afin d’établir ensuite un calendrier des tâches à accomplir d’ici là. Pour chacune d’entre elles, nous vous conseillons d’indiquer leur(s) responsable(s) et leur échéance (que l’on nomme aussi "deadline").

Le rétroplanning permet ainsi d’avoir une vision à la fois globale du projet mais aussi plus précise des différentes étapes à franchir pour atteindre l’objectif initial dans les temps. 

Quels sont les avantages du rétroplanning ?

Selon vous, que peut vous apporter la maîtrise du rétroplanning ? 

• Réponse A : briller en soirée en impressionnant vos amis,
• Réponse B : réussir la passation avec le nouveau bureau de votre association,
• Réponse C : remporter une partie de Scrabble,
• Réponse D : optimiser une multitude de choses dans l’organisation de votre association.

Les bonnes réponses sont évidemment les réponses A, B, C et D !

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Plus sérieusement, le rétroplanning possède de nombreux avantages que nous vous partageons de façon exhaustive ci-dessous.

Tout d’abord, cette méthode vous permet de vérifier la faisabilité de votre projet dans le temps imparti, et donc de vous assurer que les délais sont raisonnables. Cela vous permettra aussi de décider de la date limite à laquelle débuter le projet.

Par ailleurs, lors de l’élaboration du rétroplanning, vous pouvez facilement anticiper les moyens nécessaires à l’élaboration de votre projet :

• Moyens humains (par exemple le nombres de bénévoles nécessaires pour tel ou tel jour),
• Moyens financiers (le budget nécessaire pour la location d’une salle),
• Moyens matériels (le nombre de chaises à prévoir pour tel événement).

Cette technique simplifie aussi le suivi de l’ensemble des tâches accomplies et améliore la gestion de projet en temps réel. Dites adieu aux oublis et imprévus de dernière minute ! Vous n’avez qu’à suivre minutieusement les étapes que vous aurez définies au préalable.

Vous êtes désormais convaincu ? Alors laissez-nous maintenant vous présenter simplement la méthode !

Comment créer son rétroplanning ?

Trouver l’outil adapté pour créer son rétroplanning 

Pour visualiser au mieux l'enchaînement des différentes étapes et l’avancée du projet, la rétroplanification s’appuie généralement sur un diagramme de Gantt. 

Cet outil permet de représenter graphiquement dans le temps l’avancement des diverses tâches composant le projet.

Vous ne savez pas par où commencer pour créer ce fameux diagramme ? Pas de panique, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre modèle au format Excel.

Dans ce document, vous pouvez donc découvrir trois colonnes : 

• La colonne "Tâches" présente la liste des tâches à accomplir ;
• La colonne "Responsables" correspond aux personnes qui vont s’occuper des différentes tâches pour que le travail se déroule de manière synchronisée ; 
• La colonne "Statut" précise l’état d’avancement des tâches et la cohérence avec le calendrier. Cette partie vous permettra de savoir en un coup d’œil ce qui est à faire, en cours, terminé ou en retard.

Vous pouvez aussi utiliser des logiciels de planification tels que Tom’s Planner ou Instagantt. Mais, quoiqu’il arrive, optez toujours pour les tableaux les plus simples, qui sont généralement les plus efficaces et les plus lisibles. 

Lister et ordonner les tâches pour mener le projet à terme 

Une fois que vous avez téléchargé notre modèle de rétroplanning, il ne vous reste plus qu’à l’adapter à votre projet. La première étape est donc de lister les tâches à accomplir pour réaliser votre projet dans le temps imparti. 

Pour ce faire, partez d’une vision globale et établissez les étapes majeures de votre projet. Par exemple, si celui-ci consiste à refaire votre site internet, vous allez définir les grands objectifs tels que :

• Déterminer le but et la cible de votre site internet,
• Dresser l’état des lieux de votre site actuel,
• Construire la structure de votre nouveau site, etc. 

Après avoir déterminé vos objectifs globaux, divisez-les en sous-objectifs puis en tâches. Pour cela, utilisez toujours des verbes à l’infinitif pour décrire les actions à effectuer. Pour poursuivre avec notre exemple, penser le design de votre site internet revient à repartir du logo de votre association (que vous aurez peut-être envie de retravailler également), choisir les polices adaptées, déterminer le jeu de couleurs, etc. 

Autre petit conseil : pensez au fait qu’une tâche peut nécessiter des retours, et que cela est une tâche en soit ! Par exemple, lors de la rédaction des pages de votre site internet, vous aurez sûrement besoin qu’une personne les relise pour vérifier qu’il n’y a pas de fautes ou de coquilles grammaticales. 

Plus vous détaillez et rendez l’ensemble clair et concret, moins vous aurez de mauvaises surprises. 

Une fois que vous avez déterminé vos tâches, vous pouvez les classer par ordre chronologique, de la plus urgente à la moins pressée. Gardez toujours en tête que les tâches sont souvent complémentaires, et que certaines doivent être terminées pour que d’autres puissent être effectuées. Cela vous permettra de bien vous organiser en amont pour éviter de vous retrouver bloqué par la suite. 

Estimer la durée des tâches et définir les responsables associés 

Une fois établie la chronologie des tâches, il est impératif de les évaluer avec un référentiel temporel clair : une heure, deux jours, trois semaines, etc. 

Cela peut sembler complexe au début, mais avec l’expérience, l’estimation deviendra de plus en plus précise. 

Nous vous encourageons à ne pas être trop optimiste concernant la durée de vos tâches. Chacune a besoin d’un temps rationnel pour être réalisée correctement et faire avancer le projet. Il vaut donc mieux surestimer la durée d’une tâche, afin de se laisser une marge de manœuvre pour faire face à d’éventuels aléas sans stress. 

Vous pouvez par la suite inscrire sur votre rétroplanning la date limite de chaque tâche en fonction de vos estimations. 

Il est judicieux de toujours rester flexible face au lot d’imprévus. L'objectif n’est pas de vous stresser parce que l'échéance d’une étape est dépassée, mais au contraire d’être détendu en vous disant que tout est planifié pour que cela se passe bien.

Par la suite, définissez le ou les responsables associés à ces tâches ainsi que les ressources nécessaires et disponibles pour celles-ci. 

Même si les personnes désignées pour une tâche en ont l'entière responsabilité, encouragez-les à vous solliciter en cas de problème. C'est toujours mieux de demander de l'aide plutôt que de persister seul et de ne pas y arriver.

Nous vous encourageons à faire des points généraux et réguliers avec l’ensemble de l’équipe, ou a minima les chefs d’équipe si cela implique trop de personnes, pour que l’information circule.

Ces rapides échanges sont souvent nécessaires pour que chacun puisse partager ses priorités de la semaine, et alerter sur ses éventuels points de blocage. Petit plus : ce moment convivial permet aux responsables de constater qu’ils contribuent à un projet collectif ce qui peut les motiver !

Comment finaliser votre rétroplanification sur  AssoConnect ? 

Le rétroplanning concerne l’organisation d’un seul projet, or la vie associative est constituée d’une multitude d’événements. Il est donc utile d’avoir un outil qui répertorie les tâches de chaque projet mené par l'asso.

De ce fait, lorsque vous avez réalisé votre rétroplanning, nous vous encourageons à utiliser un agenda collectif pour centraliser en un endroit tous les événements du projet. 

Parmi les nombreux agendas communs disponibles en ligne, l’agenda d’AssoConnect offre quelques avantages pratiques. En effet, le logiciel est "intelligent" et permet donc de relier facilement à votre agenda les tâches que vous avez effectuées sur la plateforme.

Par exemple, lorsque l’une des tâches inscrites dans votre rétroplanning consiste à créer une billetterie d'événement pour une tombola sur AssoConnect, vous n’avez pas à la réécrire dans votre agenda, les événements y sont automatiquement publiés si vous le décidez.

De cette manière, Assoconnect rassemble automatiquement sur un agenda commun les grands évènements de votre association comme par exemple vos campagnes de don et d’adhésion, ainsi que les événements créés par le biais du module billetterie.

Conclusion

Vous l’avez compris, si la date de fin du projet que vous êtes en train de préparer est déjà fixée, le meilleur moyen de bien le préparer est d’utiliser un rétroplanning !

Grâce à cette méthode, vous allez rapidement devenir le roi de l’organisation. Gain de temps, respect des "deadlines" et promesse de qualité seront au rendez-vous !