Associations : 10 conseils pour bien gérer sa base de membres

Que vous utilisiez un tableur Excel ou un véritable CRM pour association, gérer une base de membres demande une véritable organisation pour éviter les débordements.

Si vos données sont de mauvaise qualité, votre communication risque de perdre en précision, ce qui peut mener à une perte d’adhérents… et moins de ressources pour votre association.

Dans cet article, nous vous proposons dix conseils pratiques pour éviter les pièges et gérer rigoureusement votre base de membres.

‍C'est parti pour un rapide tour d'horizon !

1. Nommez un·e responsable de la base de données

Le titre de cette personne peut varier : responsable ou administrateur de la base de données, ou encore CRM manager par exemple. Mais au-delà du nom, c’est surtout son rôle qui est essentiel !

La personne choisie est en effet la référente de la base de données. Cela ne signifie pas forcément qu'elle doit avoir des compétences techniques, mais c'est elle qui supervise son utilisation.

Ses missions peuvent inclure :

• La formation d'autres membres de l’association, salariés ou bénévoles,
• Leur accompagnement dans l’utilisation du CRM,
• Le contrôle de la qualité des données (pour éviter les doublons, les erreurs de saisie, etc.).

Dans une petite association, cette responsabilité peut être assurée par une personne occupant déjà un autre rôle. À vous de voir ce qui est le plus pertinent en fonction de votre structure !

2. Définissez un cadre d'utilisation du CRM

Pour vous assurer que votre base de données reste bien organisée, vous allez devoir mettre en place quelques règles simples.

Il est probable que d'autres membres de l'association soient amenés à travailler sur votre CRM. Dès lors, il est donc essentiel que toutes ces personnes soient au clair sur des questions simples, telles que :

• Qui peut être autorisé à voir, saisir et modifier chaque type de donnée ?
• Qui s’occupe des sauvegardes de la base, et à quelle fréquence ?
• Quelles sont les règles de segmentation de votre base de données ?

Par exemple : comment gérer les personnes ayant différents titres ou rôles au sein de l’organisation, comme un membre du bureau qui serait également un bénévole ?

Rassurez-vous, il n’y a pas de "bonne réponse" à ces questions. Il est en revanche primordial d'être cohérents et de s’assurer que tous ceux qui auront le droit de modification sur la base de données ont bien intégré vos procédures.

3. Mettez en place des règles de saisie

Dans la continuité du point précédent, fixer la "maquette" de votre base de données s'avère indispensable. Il s’agit de définir l’ensemble des données que vous souhaitez enregistrer sur vos membres, et sous quelle forme.

Par exemple : 

• Quelles informations sont obligatoires et lesquelles sont facultatives ?
• Quel est le type de données attendu ? Si vous stockez des numéros de téléphone, un logiciel est capable de vous dire si une erreur de saisie a été commise. De la même manière, il peut vous signaler une adresse mail erronée (si elle contient un accent ou, au contraire, n'a pas de "@", par exemple) ;

• Sur quelles informations souhaitez-vous pouvoir effectuer des recherches ? Pour y parvenir, il faut que les informations soient normées. Par exemple, si vous demandez à chaque bénévole d’indiquer ses disponibilités sans aucune contrainte dans la saisie, vous risquez de vous retrouver avec des réponses hétérogènes de type : "1h", "1 heure" ou "une heure". Il sera ensuite très difficile de rechercher tous les bénévoles qui sont disponibles une heure. Pour éviter cet écueil, vous pouvez simplement mettre en place une liste déroulante proposant : "1h", "2h", "3h", etc.

• Où et comment stocker des données qui n'étaient pas initialement prévues ? Si vous ne définissez pas de règles à propos de ces données, elles seront stockées de manière anarchique et deviendront au fil du temps difficiles à récupérer de manière systématique et cohérente.

Vous l'avez compris, l'idée est simple : il s'agit d'avoir des données uniformes pour vous permettre de pouvoir les traiter facilement. La cohérence des données saisies est la clé d'une base bien organisée !

4. Formez les personnes habilitées à manipuler votre base de données

Pour garantir une utilisation fluide et sécurisée de votre base de données, il est important de former toutes les personnes habilitées aux règles et procédures en vigueur, mais aussi à vos éventuels outils.

Même si certains bénévoles ne sont pas habilités à modifier directement la base de données, ils doivent savoir à qui transmettre les informations pour que les mises à jour soient effectuées correctement.

Si vous remarquez que, malgré la formation, certaines personnes rencontrent encore des difficultés, il peut être judicieux de les soulager de cette responsabilité.

Cela ne doit pas être perçu comme une sanction, mais plutôt comme une manière de protéger la qualité des données, tout en permettant à chacun de se concentrer sur ce qu'il ou elle fait de mieux.

5. Gardez le contrôle sur l'intégrité des données de votre base

Vous le savez désormais : le ou la responsable de la base de membres a pour mission de garantir la fiabilité des données. Pour cela, cette personne est amenée à procéder à des contrôles réguliers. Voici quelques types d’erreurs courantes à surveiller :

• Assurez-vous que les adresses email invalides ne reçoivent ni emails ni newsletters, afin de préserver votre réputation et d’éviter les "rebonds" inutiles,
• Vérifiez que les courriers ne sont pas envoyés par erreur à des personnes n'étant plus dans l'association,
• Fusionnez les fiches en doublon pour éviter les confusions et maintenir une base de données propre et organisée.

Il s’agit donc non seulement de repérer et corriger ces erreurs, mais aussi de mettre en place des procédures préventives. En anticipant ces problèmes, vous vous assurez de disposer d'informations toujours fiables et à jour !

6. Mettez à jour votre base de membres régulièrement

Votre base de membres est au cœur de l’association. Si le cœur est endommagé, c’est toute l’association qui en pâtit.

Pour garder votre base à jour, demandez dès que l'occasion se présente à chacun de vos membres de vérifier leurs informations et de les modifier le cas échéant.

La période des adhésions peut, par exemple, être l'occasion idéale pour vous de rafraîchir votre base de données ! Dans tous les cas, l'utilisation d'un outil en ligne comme AssoConnect simplifie une bonne partie de cette démarche.

7. Faites plusieurs sauvegardes de vos données

Que vous utilisiez une solution en ligne ou un simple fichier Excel, pensez à exporter régulièrement votre base de données pour en garder une sauvegarde. 

De manière générale, pour tous vos documents importants, il est conseillé de conserver une version en ligne (sur un serveur cloud, par exemple) ainsi qu'une version "hors ligne", sur un disque dur ou une clé USB par exemple.

Que vous soyez victime d'un problème technique ou d'une erreur humaine, plus vous réalisez des sauvegardes régulières, moins la perte est importante !

Notez tout de même qu'en général, les outils en ligne comme AssoConnect sont habitués à gérer une grande quantité de données importantes. Ainsi, leur politique de sécurité, de sauvegarde et de confidentialité sera toujours plus importante que celle d'un simple fichier sur votre ordinateur. 

8. Sécurisez vos mots de passe

Vous le savez, les mots de passe sont un premier bouclier essentiel pour protéger votre base. Et la difficulté est toujours la même : être facile à retenir pour vous (malgré des majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux), mais difficile à trouver pour d'autres !

Pour vous aider à générer des mots de passe simples et sécurisés, vous pouvez utiliser une expression dont vous ne gardez que les premières lettres. 

Lors d’un webinaire, l’équipe Cyber for Good donnait l’exemple suivant : J’Ai Choisi Un Super Mot 2 Passe !, qui deviendrait alors le mot de passe suivant : J’ACUSM2P!

Enfin, pour renforcer encore vos accès, vous pouvez aussi utiliser un système de double authentification avec mot de passe et un code à usage unique. Ce code est généralement envoyé sur votre numéro de téléphone ou sur votre e-mail.

De nombreux sites - comme AssoConnect - proposent ce service, qui ne dispense pas de changer régulièrement de mot de passe !

9. Evitez au maximum les tableurs de type "Excel"

Soyons clairs : Excel ou les autres tableurs sont des outils géniaux. Ils permettent de simplifier un grand nombre de tâches et de mettre de l'ordre dans vos données. Pour une association qui démarre, c'est indéniablement le meilleur rapport qualité-prix.

En revanche, plus votre asso grandit, plus cela se corse :

• Il est difficile d’en limiter l’accès
• Il est presque impossible de savoir qui a modifié quoi
• La fonction de recherche est complexe et limitée
• Repérer et supprimer les doublons est un véritable parcours du combattant
• La consultation des données sur mobile n'est pas évidente

Des tableurs en ligne gratuits, à l'image de Google Sheets, le tableur de Google Docs, permettent déjà de résoudre certains problèmes, notamment en matière de travail collaboratif et de sauvegarde.

Toutefois, avec le temps, nous ne pouvons que vous conseiller de vous tourner vers un outil plus robuste et, de préférence, pensé pour les associations. Vous en trouverez forcément un adapté à vos besoins et à vos moyens ! 

10. Assurez-vous d'être en conformité avec le RGPD

Le RGPD est le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles. Entrée en vigueur le 25 mai 2018, cette règlementation européenne vise à apporter plus de sécurité et de transparence aux citoyens européens quant à l'utilisation qui est faite de leurs données personnelles.

Pour le dire autrement : il s'agit de faire en sorte que seules soient collectées les données nécessaires, et que les personnes concernées soient bien informées de la manière dont elles sont traitées.

Qu'il s'agisse de votre CRM, de votre intranet d'association ou de toute autre base où vous stockez des données personnelles, veillez à bien intégrer cette réglementation.

Envie d'aller plus loin ? Regardez le replay de notre webinaire sur le sujet :

Conclusion

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour gérer facilement et sereinement la base de membres de votre association. Tous les voyants sont maintenant au vert pour utiliser votre CRM d'association, félicitations !