Pourquoi et comment utiliser le portefeuille de compétences ?

De prime abord, le portefeuille de compétences semble être un énième document anonyme au format PDF. Un document comme il en existe des milliers sur internet. S’il ne paie pas de mine, cet outil est de la plus grande utilité et s’avère essentiel pour le bénévole d’une association comme pour ses responsables.

Si vous vous demandez pourquoi, la suite de cet article va tout vous expliquer. Accrochez votre ceinture, enclenchez la première, enlevez le frein à main : on démarre tout de suite.

Le portefeuille de compétences, c’est quoi ?

Le portefeuille de compétences est un outil gratuit mis à disposition des bénévoles et responsables associatifs. Il vous aide à décrire et à définir les compétences accumulées durant votre expérience bénévole, grâce à une liste de suggestions et de questions.

Grâce à lui, vous pouvez réaliser un auto-bilan évolutif et prendre du recul sur votre mission. Ce référentiel permet également la reconnaissance de vos qualifications par des acteurs extérieurs au monde associatif (examinateurs, employeurs). 

Le portefeuille de compétences n’a pas de dimension formelle ou contraignante. Il n’est pas forcément destiné à être présenté à un examinateur ou à un employeur.

Vous n’avez pas non plus d’obligation de l’utiliser (comme un contrat de bénévolat, par exemple).

Considérez-le avant tout comme une source d’inspiration pour vous aider à présenter votre expérience en termes de compétences.

Un outil pour reconnaître et valoriser le bénévolat dans la société

Disponible depuis novembre 2011, cet outil a été coordonné par le ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative.

Il a été conçu par un groupe de travail inter-associatif et des experts ayant tous conduit une réflexion et réalisé des outils relatifs à la reconnaissance et à la valorisation des compétences des bénévoles.

Sa mise en place a été décidée lors de la Conférence de la vie associative du 17 décembre 2009.

Cet événement a "souligné l’enjeu de la reconnaissance et de la valorisation du bénévolat dans la société et le fait que les associations n’étaient pas véritablement considérées comme des lieux d’acquisition de compétences professionnelles", précise l’historique du portefeuille de compétences.

Pour répondre à cet enjeu, "l’idée a été retenue d’élaborer un outil qui facilite la reconnaissance des compétences transversales portées par les expériences de bénévolat et qui en soit le vecteur et le témoin".

À qui s’adresse le portefeuille de compétences ?

De façon large, le portfolio de compétences s’adresse à tout bénévole associatif, peu importe : 

• Son profil,
• Le secteur d’activité de l’association dans laquelle il évolue,
• La mission qu’il remplit,
• La durée de son engagement.

La page de présentation de l’outil, proposée sur le site du Ministère dédié aux associations, indique en plus une condition à remplir, pour le bénévole.

Ce dernier doit avoir "assumé et pris en charge une mission spécifique pendant un certain laps de temps avec un assez grand degré d’autonomie".

Pour trouver plus de détails sur les "cibles" du portefeuille de compétences, il faut se pencher sur son mode d’emploi, disponible au format PDF.

Ce document détache plus spécifiquement quatre catégories de personnes : 

1. Tout bénévole désireux de présenter ses atouts en rapport avec son expérience dans la vie associative,
2. Les jeunes, pour lesquels le portfolio de compétences est un appui précieux pour savoir présenter, décrire et valoriser leur expérience bénévole dans leur parcours étudiant ou lors de la recherche d’un premier emploi,
3. Les actifs, qui peuvent s’appuyer sur l’outil associatif pour mettre en avant des compétences acquises à travers leur engagement associatif, en vue de préparer un entretien d’embauche ou une évaluation interne annuelle,
4. Les responsables associatifs, pour qui le portfolio de compétences peut servir à accompagner, gérer et préparer l’animation de leurs équipes.

Que contient le portefeuille de compétences ?

Disponible au format PDF (27 pages au total), le portefeuille de compétences se compose de huit fiches, chacune associée à une compétence : 

Pour chaque compétence, le portefeuille embarque des exemples concrets d’illustrations – sous la forme de questions – pour vous aider à vérifier que ladite compétence correspond bien à votre mission.

Pour une vision plus précise et détaillée, téléchargez le modèle de portefeuille de compétences au format PDF. 

Quels sont les avantages du portefeuille de compétences pour les bénévoles et responsables associatifs ?

Comme vous venez de le découvrir, le portefeuille de compétences représente bien plus qu'un simple document : c'est un véritable levier de développement personnel et professionnel. 

Il dispose de multiples avantages, aussi bien pour le bénévole que pour le responsable associatif. 

Les atouts du portefeuille de compétences pour le bénévole

Pour les bénévoles, le portefeuille de compétences associatif permet de transformer un engagement citoyen en atout professionnel tangible.

Il aide à prendre conscience des savoir-faire acquis dans des contextes non professionnels. Grâce à cet outil, un bénévole est en mesure de : 

• Valoriser ses compétences, qu'elles soient techniques (gestion de projet, utilisation d'outils spécifiques, etc.) ou humaines (travail en équipe, résolution de conflits, etc.). Par exemple, si vous avez l’habitude d’organiser des collectes de fonds pour votre structure, vous pouvez mettre en avant vos compétences en gestion de projet et en communication avec les donateurs,
• Mesurer l’impact de son engagement au sein de l’association. Lister ses compétences permet de visualiser les efforts, réussites et progrès accomplis, 
• Identifier des axes de progression. En se rendant compte de ses acquis, le bénévole peut aussi identifier les domaines dans lesquels il souhaite enrichir ses compétences,
• Effectuer un travail de réflexion sur ses compétences, afin de savoir lesquelles lister dans un carnet d’attestations associatif. Cette dernière option est à envisager si le bénévole souhaite faire certifier ses compétences par un responsable associatif. Il est en effet possible de disposer d’une ou plusieurs attestations qui peuvent être présentées devant un examinateur ou un employeur.

Un outil de pilotage bienvenu pour les responsables associatifs

Du côté des responsables associatifs, proposer un accompagnement à la création de portefeuilles de compétences présente plusieurs avantages. Cela peut vous aider à :  

• Identifier les talents de chaque bénévole. Grâce à cela, vous voilà en mesure de proposer des missions adaptées aux compétences de chacun, tout en optimisant l'efficacité de votre équipe. Si vous vous rendez compte qu’un bénévole dispose de compétences en communication, profitez-en pour l’affecter à la gestion de réseaux sociaux, par exemple,
• Déceler les besoins en formation des bénévoles ou en accompagnement, parce que l’outil offre une vue d'ensemble des compétences du bénévole. En parlant de formation, n’hésitez pas à parler du Compte Engagement Citoyen (CEC) à vos membres,
• Professionnaliser l'image de votre association et attirer de nouveaux talents, car vous disposez d’une vision globale des compétences des bénévoles (et aussi des manques à combler), 

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• Renforcer la satisfaction de vos équipes. En prenant en compte les compétences de chacun, vous valorisez vos bénévoles, tout en renforçant leur engagement et leur motivation à long terme.

Comment créer son portefeuille de compétences ?

Étape 1 : réfléchissez à vos missions associatives

Dans un premier temps, n’utilisez pas directement le modèle de portefeuille de compétences proposé en PDF. 

Installez-vous dans un endroit calme, à tête reposée. Munissez-vous d’un papier et d’un stylo (ou ouvrez un document texte, si vous préférez la méthode numérique). Puis mettez en place les actions suivantes : 

• Listez dans le détail toutes vos missions passées et actuelles au sein de votre association. Notez tout ce qui vous passe par la tête. Vos missions incluent des tâches à la fois régulières et ponctuelles : organiser une collecte de fonds, assurer la gestion des réseaux sociaux, animer des réunions de coordination, etc.
• Identifiez les objectifs de chaque mission. Par exemple, avez-vous cherché à augmenter le nombre de donateurs, à sensibiliser un public à une cause, ou à développer l'esprit d'équipe au sein du groupe ? Cela vous aidera à mieux comprendre l'impact de vos actions.

Si besoin, remplissez votre document en plusieurs temps. Vous ne serez pas forcément hyper-productif du premier coup, c’est normal. 

Afin de le compléter de façon exhaustive, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre responsable associatif pour solliciter son éclairage.

Pensez aussi aux membres de votre entourage proche (famille, amis) qui connaissent votre engagement associatif. Ils pourront mettre le doigt sur certains aspects auxquels vous n’avez pas pensé.

Étape 2 : identifiez les compétences développées

Une fois cette première étape terminée, passez à l’identification de vos compétences. Concrètement, associez chaque tâche listée lors du brainstorming à une compétence spécifique.

Dans les faits, voici comment procéder : 

• Lisez chaque fiche proposée dans le portefeuille de compétence (de "S’engager, prendre position" à "Assumer des responsabilités"),
• Retenez les compétences qui sont les vôtres parmi l’éventail recensé. Pour vous aiguiller, appuyez-vous sur les illustrations données à titre d’exemple.

Afin de vous aider, prenons un exemple concret. Imaginons que vous ayez l’habitude d’effectuer la tâche suivante : organiser une collecte de fonds pour votre association.

Si l’on se réfère au portfolio de compétences, les compétences à détacher pourraient être : 

• Piloter, gérer un ou des projets (planification, gestion des ressources, suivi).
• Communiquer (relation avec les donateurs, rédaction de contenus pour solliciter des dons).
• Travailler en équipe (coordonner plusieurs bénévoles pour remplir la tâche avec vous). 

En outre, ne considérez pas le portefeuille de compétences comme un élément figé. Si les compétences proposées sont nombreuses, la liste n’est pas exhaustive.

Sélectionnez en priorité celles qui dominent votre expérience et qui structureront éventuellement votre futur entretien ou votre CV.

En plus des compétences techniques, réfléchissez aux compétences humaines que vous avez développées, les fameux soft skills : gestion du stress, écoute active, flexibilité, prise d’initiative, autonomie, curiosité, etc. 

Vous faites face au syndrôme de la page blanche ? Demandez de l’aide à votre responsable associatif et rapprochez-vous de structures locales dédiées comme le délégué départemental à la vie associative (DDVA), ou la Mission d’accueil et d’information des associations (MAIA ou Guid’Asso).

Vous trouverez aussi des renseignements précieux au sein d’un portfolio proposé par le réseau des associations étudiantes Animafac (qui faisait partie du groupe de travail sur le portefeuille de compétences).

Étape 3 : décrivez vos compétences

La troisième étape de la création de votre portefeuille de compétences consiste à décrire les compétences que vous venez d’identifier.

Expliquez comment vous avez mis cette compétence en œuvre dans un contexte concret et quels résultats vous avez obtenus.

À l’intérieur du portefeuille de compétences, utilisez les exemples donnés en illustration de chaque compétence. Profitez des lignes dédiées pour en reprendre l’idée en l’adaptant à votre cas, et détaillez votre compétence en restant dans ce registre.

Mettez en avant des chiffres et résultats concrets pour illustrer vos réussites et employez des verbes d’action. 

Afin d’illustrer tout ça, prenons la compétence "Communiquer". Voici un exemple de description que vous pourriez rédiger : 

"J’ai écrit des articles pour le blog de l’association, en mettant l’accent sur des sujets liés à notre mission. Ces articles ont permis d’attirer un nouveau public et d’augmenter l’engagement sur les réseaux sociaux. Résultat : une hausse de 15% des visites sur le site web de l’association."

Étape 4 : mettez en avant vos compétences

Une fois votre portefeuille de compétences de bénévole bien rempli, servez-vous-en pour valoriser votre expérience dans votre parcours professionnel.

Utilisez vos compétences dans des documents-clés, susceptibles d’être partagés avec des responsables d’associations ou des recruteurs (CV, lettre de motivation, rapport d’activité, document de synthèse, dossier de validation des acquis de l’expérience bénévole (VAEB), etc.).

Appliquez les astuces suivantes : 

• Dans votre CV. En plus de vos diplômes, mentionnez vos compétences clés et les projets sur lesquels vous avez travaillé, en mettant l'accent sur les résultats obtenus. Par exemple : "Coordination d’un événement caritatif ayant récolté 3 000 € pour l’association." Placez votre engagement associatif dans "Autres expériences" ou "Expériences extra-professionnelles" par ordre chronologique. Évitez les rubriques "Loisirs" et "Diplômes",
• Pour préparer un entretien professionnel. Sélectionnez et valorisez les compétences qui vous paraissent intéresser le poste pour lequel vous candidatez. Présentez leur caractère directement opérationnel et transférable pour le poste visé.

Comment faire connaître ce dispositif dans votre association ?

Bien que largement diffusé auprès des bénévoles et des associations, le portefeuille de compétences n’est peut-être pas encore un outil avec lequel vos membres sont familiers. 

N’hésitez pas à encourager son utilisation en appliquant les conseils pratiques ci-dessous : 

• Organisez un temps d’échange avec chaque bénévole de votre équipe, afin de le sensibiliser à cet outil. Profitez-en pour faire le point sur ses missions et compétences. En fonction de ses retours, encouragez-le à assumer de nouvelles tâches et responsabilités,
• Intégrez-le dans le processus d’accueil de vos bénévoles, pour les familiariser avec cet outil dès le début de leur engagement. Vous pouvez par exemple leur demander de le remplir dès leur arrivée. Il s’agit d’une bonne façon d’en savoir plus sur leurs compétences actuelles (professionnelles + soft skills),
• Discutez de cet outil lors de réunions d’équipes ou de formations en interne (qui sont au passage un excellent moyen de fidéliser les bénévoles). Vous favoriserez son intégration dans la culture associative,
• Créez un espace dédié, par exemple sur Google Drive, où les bénévoles peuvent partager leurs portefeuilles de façon collaborative, et les mettre à jour régulièrement,
• Le portefeuille de compétences est un outil gratuit mis à disposition des bénévoles et responsables associatifs. Il vous aide à Intégrez-le dans vos supports de communication interne (newsletter, intranet, affiches, flyers, etc.). Parlez-en dès que possible, afin de rappeler son importance., grâce à une liste de suggestions et de questions. 

Conclusion

Vous venez de le voir, le portefeuille de compétences est un outil précieux pour valoriser l'engagement de vos bénévoles, tout en leur faisant prendre conscience de leurs compétences et aptitudes.

En tant que responsable associatif, ne vous en privez pas. Et vous savez quoi, il est même possible d’aller encore plus loin en associant ce portfolio à un outil complémentaire : le Passeport Bénévole.

Ce livret permet à vos membres de conserver une trace de leurs missions, que vous pouvez même certifier. Parfait pour fidéliser vos bénévoles, non ? Sur ce, à vous de passer à l’action !