Google Workspace : un incontournable gratuit pour votre association ?

Parmi les outils numériques pour association à ne pas manquer, Google Workspace (anciennement G Suite) occupe une place de choix. Les Google Apps qui composent cet espace sont des logiciels en ligne qui visent à améliorer le travail d'équipe et la productivité.

De fait, Google Workspace est l'un des outils bureautique de référence des entreprises. Elles sont aujourd'hui plus de 5 millions en France à payer pour ce service et ses fonctionnalités.

Google Workspace est disponible gratuitement pour tout le monde, mais il existe une version payante pour les entreprises qui rassemble plus de fonctionnalités et d'espace de stockage. Mais saviez-vous qu'en tant qu’association, vous avez la possibilité de profiter de cette version "pro" gratuitement ?

L’objectif affiché de ces apps : réduire vos coûts informatiques et aider vos bénévoles à collaborer plus efficacement. Des outils très complémentaires à ceux que nous proposons sur AssoConnect !

Dans cet article, nous vous présentons quatre Google apps utiles pour votre association ainsi que la démarche pour en profiter gratuitement.

C'est parti !

Découvrez un résumé des points importants en fin d'article

App #1 pour votre association : Gmail

Chez AssoConnect, nous sommes bien placés pour vous parler de Gmail puisque nous l’utilisons au quotidien !

Pour vous aider à y voir plus clair, voici les principaux avantages de la messagerie Gmail quand vous n’êtes pas "pro" :

• Vous accédez à vos messages en ligne (à la différence des systèmes de messagerie installés sur les ordinateurs) et non sur un logiciel. Pratique pour consulter vos messages à distance et indispensable si vous veniez à perdre votre ordinateur,
• Le moteur de recherche intégré à l’emailing est forcément très puissant puisque la recherche est le métier historique de Google, c’est donc l’idéal pour retrouver facilement vos archives,
• Gmail classe automatiquement vos mails en cinq sections : "Principale", "Réseaux Sociaux", "Promotions", "Notifications" et "Forums", ce qui vous assure de lire en premier les messages les plus importants. Vous pouvez également personnaliser cet affichage pour faire remonter les messages non-lus par exemple,
• Enfin, il faut avouer que l'ergonomie de manière générale est excellente et s’avère bien plus fluide que sur d'autres systèmes de messagerie.

A cela s’ajoutent les fonctionnalités professionnelles :

• Vous pouvez définir des emails personnalisés pour tous les bénévoles de votre association, par exemple "prénom@votreassociation.fr",
• L'espace de stockage est nettement plus important qu’avec un compte classique,
• Aucune publicité ne vient polluer votre messagerie.

Google Gmail est donc le complément idéal de l’outil d'emailing d'AssoConnect qui vous permet d’envoyer de belles newsletters à votre base de membres et d’en récolter des statistiques détaillées.

App #2 pour votre association : Stockage en ligne - Google Drive

Google Drive vous permet de stocker vos fichiers en ligne (jusqu’à 15 Go dans la version gratuite).

Parmi les avantages principaux de cette application :

• Le stockage en ligne vous permet d’accéder à vos documents à n’importe quel moment que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone,
• Synchronisez les fichiers de votre ordinateur avec Drive, et inversement,
• Drive permet d’ouvrir plus de 40 formats de fichiers.

Pas besoin d’avoir le bon logiciel installé, cela facilite l’échange de documents au sein de votre association !

Le gros avantage de la version pro de Google Drive qui peut aller jusqu’à un forfait de stockage illimité (versus 15 Go pour la version normale).

Parmi les alternatives à Google Drive, citons Box, Dropbox ou encore iCloud.

App #3 pour votre association : Google Calendar

L’app Calendrier permet de disposer d’un agenda en ligne performant et collaboratif.

Les principaux avantages :

• Partagez votre agenda et consultez celui d’autres personnes,
• Vous pouvez comparer votre agenda avec celui d'autres personnes en les affichant sur un même écran, et ainsi planifier des réunions en étant assuré de la disponibilité de vos collègues,
• Utilisez votre agenda sur mobile, ordinateur ou tablette.

Pour chaque événement, un lien Google Meet est généré. Cela signifie qu’un outil de visioconférence est gratuitement accessible (jusqu'à 100 personnes) pour chacune de vos réunions. Un sacré avantage pour pouvoir continuer à échanger sans être rassemblé physiquement. 

Si tous les membres de l'équipe dirigeante n'utilisent pas Google Calendar, un outil comme Doodle vous permettra de trouver une date commune avec les autres membres de l'association pour fixer une réunion par exemple.

L'agenda AssoConnect affiche automatiquement toutes les billetteries créées sur AssoConnect ainsi que les anniversaires de vos adhérents si vous le souhaitez.

Il est également possible de synchroniser votre Google Agenda avec votre agenda AssoConnect.

Vous pouvez ensuite afficher sur votre site internet cet agenda, en le rendant visible seulement par vos adhérents par exemple. Un moyen pratique pour qu’ils consultent les prochains événements du club sans devoir vous contacter.

App #4 pour votre association : Docs / Sheets / Slides / Forms

Ces applications vous permettent de travailler en équipe sur différents types de documents : documents texte, feuilles de calcul, présentations et formulaires en ligne.

Tout cela sans rien installer !

Les principaux avantages :

• Partagez, modifiez en temps réel et travaillez simultanément à plusieurs sur vos documents, vos feuilles de calculs, et vos présentations.

• Exportez le travail que vous réalisez sur Docs au format .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt ou .html, et vos feuilles de calcul réalisées dans Sheets au format .xlsx, .csv, .html, .ods, .pdf ou .txt,
• Ajoutez des commentaires et accédez-y même hors connexion,
• Gérez les droits d’accès et de partage comme vous le souhaitez,
• L’historique des révisions est illimité !

L’une des forces de Google Docs, Slides et Sheets est le fait de pouvoir ajouter des commentaires en temps réel et de pouvoir conserver et consulter indéfiniment les versions précédentes du document. 

Un autre outil qui peut être utile pour votre association est Google Forms pour réaliser simplement et rapidement des sondages en ligne.

Une fois que les personnes ont répondu, Google génère automatiquement des statistiques pour résumer les résultats du sondage. 

Comment profiter gratuitement des Google Apps en tant qu'association ?

La condition sine qua non est que votre organisation soit enregistrée auprès du programme Solidatech, qui fait partie du réseau Techsoup.

Si vous ne savez pas ce dont il s’agit, vous trouverez toutes les réponses à vos questions dans notre article dédié à Solidatech.

Sur ce site, vous avez la possibilité d’obtenir un jeton de validation vous permettant de créer votre compte et de bénéficier gratuitement de Google pour les associations.

Si la version gratuite de Google Workspace ne suffit pas à votre association, notez qu’il existe deux versions supérieures, également accessibles à prix préférentiel.

Pour récapituler, cela donne donc :

• Google Workspace pour les associations, gratuit et qui donne accès à 30 Go de stockage,
• Google Workspace Business Standard pour les associations, qui coûte 3,40 € par utilisateur et par mois, et qui permet d’obtenir 1To de stockage,
• Google Workspace Business Plus, à 5,91 € par utilisateur et par mois qui permet notamment d’accueillir jusqu’à 250 visiteurs sur ses Google Meet et de bénéficier de 5 To de stockage,
• Google Workspace Enterprise pour les associations, qui comprend Google Workspace Standard ou Business ainsi que des options de paramétrage et de sécurité plus poussées encore. Le prix est défini après un échange avec le service commercial.

En complément, et bien qu’il ne fasse pas officiellement partie du Google Workspace, vous pouvez également retrouver un dernier outil pour obtenir des statistiques sur le site internet de votre association avec Google Analytics. Comme une bonne nouvelle n'arrive jamais seule, découvrez comment bénéficier de 10 000 $ de publicité gratuitement pour votre association avec Google Ad Grants. 

Conclusion

Vous connaissez maintenant tous les avantages des applications Google.

Google Workspace (ou anciennement la G Suite) vous permet de travailler tous ensemble en tout lieu et en tout temps.  Nous espérons qu'elle vous servira autant qu’à nous !