7 conseils pour améliorer la gestion de votre association

Gérer une association est une responsabilité importante pour les personnes en création d'association ou qui décident d'embrasser le rôle de dirigeants pendant plusieurs mois ou plusieurs années.

Si quand vous entendez "gestion association", vous n'avez qu'une idée vague de ce que cela signifie, vous avez sonné à la bonne porte !  

Outre la gestion de la comptabilité qui incombe principalement au trésorier, la gestion d'une association rassemble de nombreux aspects : humains, matériels, financiers, légaux, administratifs, etc. 

Si AssoConnect, en tant que logiciel de gestion d'association, peut vous y aider, encore faut-il comprendre ce que cela implique.

C'est parti pour un tour d'horizon de ce qu'il faut savoir pour bien gérer son association !

Les responsabilités des dirigeants d'association

Prendre la responsabilité d'une association peut avoir des répercussions importantes pour ses dirigeants, d'où l'importance de respecter la loi 1901, de leur création à leur dissolution. 

En effet, selon la manière dont ils gèrent l'association, les risques pris, les dépenses effectuées, etc., les dirigeants de l'association peuvent engager leurs responsabilités financière, civile et pénale.

Pour tout connaître des responsabilités des membres du bureau d'une association, nous vous invitons à découvrir l'article dédié au sujet.

Gérer les membres et la vie associative

Une association, ce sont avant tout des hommes et des femmes qui se rassemblent autour d'un projet collectif, défini dans les statuts de l'association, qui les mobilise.

Adhésions : pourquoi le paiement en ligne devient indispensable pour votre association

Les membres sont avant tout les adhérents de l'association.

Chaque rentrée associative est marqué par la même opération délicate : celle des adhésions, et des innombrables écueils qu'elle comporte.

Mais remercions internet : les temps changent et vous facilitent la vie tant au niveau des paiements que de la communication de votre association.

Le paiement des adhésions en ligne vous permet de gagner un temps précieux, vous offre une sécurité accrue et vous évite de faire des erreurs dans les saisies des informations concernant vos adhérents.

Pierre vous explique pourquoi proposer les adhésions en ligne à vos membres devient indispensable pour la gestion de votre association.

10 conseils pour gérer efficacement la base de membres de votre association

Maintenant que l'étape des adhésions est passée, autant prendre directement de bonnes habitudes dans la gestion de votre association et de ses membres.

Vous verrez que ce n'est pas si compliqué, un minimum de méthodologie permet de gagner largement en efficacité.

Voici 10 conseils simples à mettre en place au niveau de la gestion de votre base de membres :

1. Nommer un responsable de la base de données
2. Mettre en place des procédures adaptées
3. Déterminer des règles de saisie des informations
4. S'assurer que toutes les personnes habilitées à mettre à jour la base de données ont bien été formées
5. Vérifier que le détenteur de la base de données peut contrôler l’intégrité des données
6. Identifier les membres de l'équipe qui commettent régulièrement des erreurs
7. Mettre à jour régulièrement sa base de données
8. Faire plusieurs sauvegardes des données
9. Sécuriser ses mots de passe
10. Se passer d'Excel pour votre CRM d'association

En suivant ces règles simples, vous aurez toutes les clés pour gérer efficacement votre base de membres.

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Réussir ses Assemblées Générales d'association

Si l'année associative est ponctuée de nombreux rendez-vous, l'un d'entre eux est particulièrement important : l'Assemblée Générale.

Elle est l'occasion de partager les informations essentielles avec les membres de l'association et de prendre des décisions stratégiques pour le développement du projet associatif. Surtout face au contexte sanitaire actuel ! C'est la raison pour laquelle il est crucial de préparer au mieux ce rendez-vous.

Découvrez nos conseils sur le sujet, et les clés d'une assemblée générale d'association réussie.

Etablir le budget prévisionnel de l'association

S'il n'est pas obligatoire, le budget prévisionnel est pour autant un outil indispensable à la gestion de votre association. Le budget prévoit ce que la comptabilité constatera tout au long de l'exercice comptable.

Globalement, le budget prévisionnel anticipe les dépenses et recettes qui auront lieu pendant le prochain exercice. Que vous établissiez votre budget prévisionnel en fonction des recettes ou des dépenses (en fonction de la nature de vos activités), la règle à respecter est toujours d'avoir un budget équilibré.

Pssst, soit dit en passant : n’hésitez pas à utiliser un logiciel de comptabilité pour veiller sur l’équilibre du budget de votre association. Vous éviterez ainsi bien des maux de tête !

Le budget prévisionnel est fortement conseillé dès lors qu'une association prend de l'ampleur. Il  vous permet de mieux visualiser vos futures dépenses telles que les charges liées à l'emploi dans l'association . 

Pour vous aider à visualiser vos axes de développement depuis votre budget prévisionnel et pérénniser vos emplois, vous pouvez aussi vous appuyer sur le dispositif local d'accompagnement

Gérer du matériel : le local d'association

Vaste sujet que celui du local d'association, votre QG !

C'est à la fois un espace où les membres de votre association peuvent se retrouver, mais aussi une fenêtre de visibilité vers l'extérieur, un lieu d'activités, un espace de stockage, de réflexions, de débats… Afin que tout s'y passe pour le mieux, nous vous conseillons d'y afficher votre règlement intérieur d'association. 

Bref, le local est un élément clé dans la gestion d'une association !

Mais comment trouver LE local qui sera parfait pour votre association ? Comment éviter qu'il vous coûte les yeux de la tête ? Comment l'organiser et le décorer ? Comment impliquer vos membres dans ce projet ?

Nous vous expliquons tout cela dans un article dédié à votre local associatif !

Gérer une association, c'est aussi devenir un expert de l'organisation

Organiser des événements et faire vivre l'association

Parfois, l'organisation d'un événement peut donner quelque peu le vertige.

Entre la thématique, le déroulé, les invitations, la logistique, l'animation, ce ne sont pas les choses à faire qui manquent. Pourtant, c’est un levier efficace pour financer votre association ! 

Heureusement, vous n'êtes pas le premier (ni le dernier) à passer par là, et tout le monde finit par s'en sortir, il suffit d'un peu d'organisation… et de quelques conseils que nous avons rassemblés pour vous aider à organiser un événement pour votre association.

En avant la musique !

Les bons outils pour organiser une sortie d'association

Outre les événements, des sorties d'association ont de bonnes chances de jalonner votre année, notamment si vous êtes une association sportive, culturelle, de loisirs ou un club sportif. 

Là encore, un minimum d'organisation est de mise.

Mais bonne nouvelle, de nombreuses ressources en ligne sont là pour vous faciliter la vie, donc pas de panique.

Nous avons rassemblé pour vous les bons outils numériques pour votre sortie d'association, du choix de la date au sondage de satisfaction, en passant par l'hébergement, tout est là !

RGPD : mettre son association en conformité avec la réglementation

Nous l'avons vu, la gestion d'une association revêt bien des aspects et celui de la réglementation n'est pas en reste. La loi évolue constamment, et il est parfois difficile d'être au courant des dernières évolutions.

L'année 2018 est néanmoins marquée par un texte dont on parle beaucoup et qui a une réelle incidence pour toutes les structures qui collectent des informations sur des personnes – et les associations en font bien évidemment partie – il s'agit du fameux RGPD : le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles.

Si les associations ont peu de chances de faire partie des premières structures à être contrôlées par l'administration, elles doivent néanmoins prendre connaissance de cette nouvelle réglementation européenne et se mettre en conformité avec cette dernière.

Dans les grandes lignes, voilà ce que le RGPD change pour les associations : elles doivent désormais :

• Demander et conserver l'accord des personnes dont elles collectent les informations pour le traitement de leurs données,
• Informer dans les 72 heures la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) ainsi que les personnes concernées si leurs données personnelles ont été piratées dans votre base,
• Collecter seulement les informations dont elles ont légitimement besoin, en rapport avec le bon déroulé de leurs activités,
• Donner la possibilité aux individus dont les informations sont collectées de connaître les éléments que les associations conservent sur elles,
• Tracer l’ensemble des documents mis en place servant au traitement des données personnelles.

Gérer son association en s'équipant des bons outils

Des logiciels de gestion d'association

Depuis quelques années, la gestion des associations s'est largement professionnalisée.

Au même titre que les entreprises, les associations s'équipent d'outils pour leur permettre de gagner du temps. De plus en plus de logiciels dédiés à la gestion des associations existent, et c'est une excellente nouvelle : cela prouve que le monde associatif se développe et mûrit.

Outre l'outil en ligne AssoConnect, différentes solutions existent pour répondre aux différents besoins des associations.

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Des outils web pour la gestion de votre association

Nous ne pouvons, évidemment, que vous conseiller notre logiciel en ligne pour les associations. Mais pour aller plus loin, une simple recherche sur Internet permet de trouver une multitude d'outils collaboratifs pour gagner du temps.

Néanmoins, tous ne sont pas toujours adaptés aux associations et à leurs spécificités. C'est pourquoi il est primordial de se poser systématiquement la question "est-ce utile et adapté à une association ?"

Nous vous avons concocté un livre blanc complet sur la comptabilité pour votre association. N'hésitez pas à le télécharger !

Conclusion

Vous l’avez compris, la gestion d'une association rassemble de nombreux aspects humains, matériels, financiers, légaux et administratifs. 

Mais pas de panique ! Vous avez de nombreuses ressources dédiées aux associations peuvent répondre à vos besoinsnombreux outils numériques à votre disposition pour répondre aux besoins de votre association : de la gestion de vos adhérents, à la comptabilité en passant par la communication.

Sur tous ces points, nous avons évidemment une solution à vous proposer. Mais si vous n’êtes pas encore convaincus, n’hésitez pas à consulter les avis sur AssoConnect. Nos clients sont nos meilleurs ambassadeurs !

Vous voilà désormais armé pour envisager la gestion de votre association ou de votre réseau associatif plus sereinement. Bonne route !