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Bon nombre de responsables associatifs utilisent Excel pour la gestion des membres de leur association. Avoir une base de données complète et bien entretenue est une chose essentielle. La gestion des adhérents est en effet l’une des tâches principales de toute association.
Découvrez dans cet article les avantages et les inconvénients d’Excel pour vous aider à choisir l’outil le plus adapté aux particularités de votre association !
En avant pour une gestion optimale des adhésions !
Gestion des adhérents d'association sur Excel : bonne ou mauvaise idée ?
Excel, un outil personnalisable et sur mesure pour gérer ses adhérents
L’un des avantages principaux d’Excel réside dans la possibilité de créer un tableau de gestion à votre goût, en accord avec les besoins spécifiques de votre association.
Excel est 100% personnalisable, ce qui est bien pratique pour la gestion des adhésions de son association. Effectivement, c’est à vous de mettre sur pied votre outil de travail : macros, tableaux croisés dynamiques, filtres, fonctions, etc.
Pour les plus novices, Excel propose de nombreux modèles à télécharger librement. Si vous ne souhaitez pas avoir à créer votre tableau de toutes pièces, ces modèles vous permettent de gagner du temps.
Malgré la possibilité d’utiliser des tableaux préconçus, il faut rester conscient que leur utilisation sous-entend une bonne maîtrise du logiciel. Si Excel est un outil complet et très intéressant, il n’en demeure pas moins complexe à utiliser.
Une fois le modèle téléchargé, il vous reste à le paramétrer et en comprendre les formules. En effet, si le tableau dysfonctionne, mieux vaut savoir comment il fonctionne pour le remettre en état de marche !
Le prix d'Excel pour gérer les adhérents d'une association
Autre avantage, Excel est souvent déjà préinstallé sur les ordinateurs, ce qui en fait un logiciel totalement gratuit.
S’il n’est pas déjà installé sur votre ordinateur, vous pouvez vous procurer les anciennes versions d’Excel pour un prix abordable. Comptez moins de 80€ pour la version Office 2019 ou moins de 30€ pour des versions antérieures à 2013.
À savoir cependant que ces licences ne sont valables que pour une installation sur un poste de travail. La dernière version du logiciel de Microsoft est quant à elle disponible sous forme d’abonnement, pour environ 7€ par mois pour un utilisateur unique.
Pour information, notre partenaire Solidatech offre une réduction sur la licence Office 2013 ou 2016 à toutes les associations inscrites.
Il existe également d’autres solutions de tableurs similaires à Excel, qui peuvent s’avérer de bonnes alternatives :
- Google Sheets : un outil collaboratif, en ligne et totalement gratuit,
- OpenOffice : un logiciel gratuit et “libre”, dont le code est accessible aux développeurs du monde entier,qui peuvent y apporter des modifications,
- Numbers : la version Apple d’Excel, gratuite et déjà préinstallée sur tous les ordinateurs Mac.
Un accès à plusieurs limité pour gérer ses adhérents
Excel a de nombreux avantages : bon marché et très complet, il a déjà séduit de nombreuses associations. Cependant, partager les tâches et collaborer sur un même tableau peut vite y devenir inconfortable.
Rappelons-le, les tableaux Excel ne sont pas figés, et une fausse manipulation peut rapidement tout bouleverser.
Vous pouvez certes activer la collaboration sur un même document, mais vous n’êtes pas à l'abri qu’un membre de votre équipe touche malencontreusement aux formules du tableau, voire à sa structure.
La sécurité des données de vos adhérents sur Excel
Pour finir, le plus grand des inconvénients des tableaux Excel : le stockage de vos fichiers. Les données sauvegardées sur un ordinateur sont toujours sources de risques.
Premier cas de figure, votre ordinateur est en fin de vie. Vous le faites travailler depuis la création de votre association. L’ensemble de vos fichiers y sont stockés en local, certes bien rangés en sous-dossiers, mais tous centralisés sur une seule et même machine.
Un matin comme les autres, vous tentez de l’allumer, mais il ne fonctionne plus. Il a emporté tout l’historique de votre association avec lui et la seule chose qui vous reste est son écran noir.
Deuxième cas de figure, la cybercriminalité. Votre ordinateur est mal protégé et vos antivirus ne sont pas suffisants pour faire barrière aux nombreux bugs et virus informatiques. Du jour au lendemain, l’ensemble de vos fichiers disparaissent et vous avez perdu toute votre base de données.
Enfin, plus rare, mais réel : le risque de vol. Malheureusement, personne n’est à l’abri de se faire dérober son ordinateur ou son matériel informatique (disque dur externe, batterie, etc.). Dans ce cas, vous perdez toutes les informations de vos adhérents.
Les outils de gestion en ligne permettent d’éviter tous ces problèmes. Vous avez accès à vos données instantanément, avec une simple connexion internet. Que vous subissiez un vol, un virus ou que votre ordinateur lâche, vos données resteront toujours intactes grâce à des systèmes de sauvegarde automatique et en ligne.
Comment pallier les inconvénients d'Excel dans la gestion des adhérents ?
Le développement des outils de gestion en ligne
Si Excel est longtemps resté l’outil phare pour tenir les adhésions de votre association, ses fonctionnalités et son accessibilité deviennent de plus en plus inadaptés à la gestion associative.
Les outils en ligne ont commencé à émerger il y une petite dizaine d’années et ont pris peu à peu remplacé un certain nombre de tableaux Excel.
Ces sites spécialisés, souvent dédiés aux associations sont bien plus proches de leurs attentes. Les données sont sécurisées et centralisées dans un même espace, rien de mieux pour gérer efficacement les membres de son association !
Les avantages des outils en ligne pour gérer vos adhérents
Effectivement, les nouveaux outils en ligne permettent une gestion bien plus poussée, mais aussi beaucoup plus simple des adhésions.
Voici quelques-uns des avantages principaux :
- Des outils faciles à prendre en main : très interactives, la plupart des solutions en ligne sont bien plus simples à utiliser. Vous n’avez plus besoin de savoir coder ou créer des tableaux, tout est déjà fait pour vous !
- Des logiciels ouverts aux nostalgiques d’Excel : le plus souvent, ces logiciels de gestion vous permettent à tout moment d’exporter l’ensemble de votre base de données sous forme de tableau Excel. En un clic, retrouvez tous vos adhérents réunis dans un beau tableau !
- Vos données stockées et sécurisées : ces nouveaux logiciels de gestion associative sont hébergés en ligne et sont donc sécurisés. Vol, perte, bug ou virus informatique, toutes vos données sont enregistrées automatiquement et vous ne risquez pas de les perdre. Seulement deux choses sont à faire : avoir une connexion internet et se souvenir de ses identifiants.
- Des outils collaboratifs : grand point positif de ces solutions en ligne, elles vous permettent pour la plupart de travailler à plusieurs en même temps sur votre base de données. Grâce à ces logiciels, vous pouvez définir plusieurs administrateurs et coordonner votre travail de manière efficace.
Gestion des adhérents d'association en ligne : l'exemple d'AssoConnect
Ce n’est pas un secret, notre solution permet aux associations de gérer leur base d’adhérents de manière simple, sécurisée et efficace.
Jusqu’ici, vous gériez sûrement votre base de données, votre comptabilité et votre calendrier sur trois solutions différentes ? Avec AssoConnect, vous pouvez centraliser toutes ces tâches quotidiennes (et bien d’autres) sur une seule et même plateforme en ligne.
Concrètement, voici comment cela se passe sur AssoConnect :
- Vous créez et paramétrez une campagne, personnalisez les champs du bulletin d'adhésion pour recueillir autant d’informations que nécessaire,
- Vous choisissez les modes de paiement possibles : paiement en ligne, en espèces ou par chèques,
- Une fois le paiement reçu, le logiciel rentre directement l’opération dans votre comptabilité. Avec le paiement en ligne, tout cela se fait même de manière automatique, sans aucune action manuelle de votre part.
Pour vos renouvellements d'adhésions, le logiciel n'est pas en reste. Vous pouvez facilement identifier et envoyer un message à vos adhérents en fin d'année pour leur proposer de renouveler leur engagement. En deux clics, le tour est joué !
Conclusion
Excel est sans conteste un excellent outil de gestion. Il vous permet de gérer soigneusement l’ensemble de vos membres. Cependant, son utilisation demande de la patience : complexe à utiliser, peu collaboratif et pas très sécurisé, gérer ses adhérents sur Excel requiert une certaine rigueur.
Aujourd’hui des logiciels en ligne dédiés aux associations comme AssoConnect vous permettent de gérer plus sereinement et simplement vos membres.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour prendre la meilleure décision. À vous maintenant de peser le pour, le contre et de choisir la solution la plus adaptée à votre association !
