💡L’essentiel
- Une lettre de remerciement permet de valoriser l'engagement des adhérents, de maintenir un lien émotionnel fort et d’inciter au renouvellement de leur adhésion, tout en préparant efficacement la reprise des activités.
- Privilégiez le canal de communication habituel de votre association : l’email est souvent le plus simple et économique. Le courrier papier peut aussi marquer les esprits, bien qu’il soit plus coûteux.
- La lettre doit mêler bilan de l’année, remerciements sincères, perspectives de rentrée et appel à renouveler l’adhésion. Appuyez-vous sur notre modèle pour gagner du temps !
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L’année associative touche à sa fin, et l'heure de vous séparer de vos adhérents a bientôt sonné. Pour qu'il ne s'agisse que d'un "au revoir" et vous assurer qu’un maximum d’entre eux reste à vos côtés, que diriez-vous de leur écrire une petite lettre ?
A la façon des vœux de fin d’année, cela pourrait bien simplifier la gestion des membres de l'association en renforçant vos liens avec vos membres, et vous aider préparer au mieux la reprise.
En route vers la reprise !
Si vous n'avez pas le temps de lire l'article dans sa totalité, nous vous proposons de télécharger un modèle de lettre de remerciement !
Pourquoi écrire une lettre de remerciements à vos adhérents ?
Pour de nombreuses associations, en plus de la nécessité d'évaluer le nombre d'adhérents pour l'année à venir, les activités et les adhésions aux associations représentent la majeure partie de leur budget de fonctionnement.
Les adhérents sont ainsi au cœur de la vie des associations, et cette lettre qui leur est adressée sert donc en partie à leur montrer que vous vous tenez à eux.
Avec ce geste simple, vous renforcez le lien qui vous unit dans cette épreuve commune et les remerciez d'avoir été à vos côtés sur l'année écoulée. Cela va faciliter vos relations et la gestion des adhésions de votre association.
Alors qu'une nouvelle "saison" approche, c’est également l’occasion de les encourager à renouveler leur engagement et de vous envoyer leur bulletin d'adhésion. Il s’agit en cela d’un pas supplémentaire vers leur fidélisation.
Dernier argument, et non des moindres : écrire une lettre à vos adhérents est facile à mettre en place et ne coûte quasiment rien. Vous avez donc tout à y gagner !
Quel canal choisir pour faire parvenir vos lettres ?
Pour la diffuser, utilisez le canal de communication le plus simple et le plus courant avec vos adhérents. Ne cherchez pas à faire original à tout prix, visez plutôt l’efficacité !
La première solution peut être d’utiliser les e-mails. Pour cela, ne le faites pas directement depuis votre adresse mail classique, vous risqueriez d’être considéré comme un "spam" par les boîtes de réception de vos destinataires.
Il existe de nombreuses solutions d’emailing vous permettant de le faire simplement et d’accéder ensuite à des statistiques précises sur l’ouverture et les clics dans votre e-mail.
Avec AssoConnect, vous pouvez par exemple créer directement votre email, puis l’envoyer aux destinataires choisis grâce au lien direct avec l’application de gestion des membres. Pour celles et ceux qui gèrent leurs adhérents sur Excel, la tâche est plus compliquée mais reste possible !
Si vous préférez marquer les esprits en envoyant une lettre au format papier, le coût sera plus élevé. Vous devrez en effet payer l’impression, puis l’envoi de votre lettre.
Pour vous faciliter la tâche, sachez néanmoins que sur AssoConnect, vous pouvez créer une liste des destinataires et générer directement les étiquettes à coller sur vos enveloppes.
Quels messages faire passer à ses adhérents à travers cette lettre ?
Le premier réflexe à avoir avant de vous lancer dans la rédaction est de réfléchir à vos objectifs. Quel message souhaitez-vous faire passer ? Quelle action souhaitez-vous provoquer chez vos lecteurs ?
Les réponses peuvent varier mais dans l’ensemble, il s’agit généralement de :
- Générer de la sympathie,
- Renforcer les liens avec vos adhérents,
- Faire preuve de transparence quant à la situation de l’association,
- Remobiliser pour préparer la reprise,
- Pousser au renouvellement de l’adhésion.
Une fois que vous avez mis à plat vos objectifs, vous pouvez noter les grandes idées à développer dans votre lettre. De ces idées naîtra la structure, ou le plan de votre lettre.
En reprenant les objectifs ci-dessus, votre plan pourrait par exemple donner :
- Bilan rapide de la situation de l’association, pour prouver votre transparence,
- Un mot de compassion sur la situation des adhérents, pour faire preuve d’empathie et renforcer vos liens,
- Des remerciements pour leur soutien, pour montrer votre gratitude et insister sur le lien,
- Une annonce du plan de reprise et des perspectives de la rentrée, pour remobiliser les adhérents,
- Une information "exclusive" sur un éventuel tarif préférentiel pour les renouvellements, pour avoir un appel à l’action simple et clair.
Et voilà, vous avez maintenant le "squelette" de votre lettre, il n’y a plus qu’à l’habiller !
Modèle de lettre de remerciements à destination des adhérents de votre association
À partir du travail déjà effectué, nous vous proposons maintenant un exemple concret de lettre de remerciements. N’hésitez pas à la réutiliser comme modèle, sans la copier mot pour moi mais plutôt comme une base pour vous aider à vous lancer.
Pour que ce modèle soit efficace, il vous revient en effet de le personnaliser en fonction du contexte et des enjeux de votre association.
"Chères adhérentes, chers adhérents, // Chers amis,
Avant toute chose, nous espérons que vous et vos proches vous portez bien.
La saison associative touchant à sa fin, nous tenions à vous remercier de l’avoir vécue à nos côtés, vous partager un bilan de l’année écoulée et les perspectives pour celle à venir.
Vous le savez, l’activité de notre association a été marquée par plusieurs temps forts : ..., ..., ou encore .... Le nombre d'adhérents est passé de xx à xx par rapport à l’année précédente, et notre trésorerie a évolué de xx% également.
Dans les meilleurs moments comme dans les moments difficiles passés, vous avez toujours été à nos côtés. Aussi nous souhaitions vous remercier sincèrement pour le soutien apporté !
Nos activités reprendront dès le mois de septembre avec l’organisation, si possible, d’un événement convivial pour nous retrouver et lancer la nouvelle année.
Enfin, une autre bonne nouvelle pour terminer : pour vous remercier de votre fidélité, nous vous proposons une remise de 20% sur tout renouvellement de cotisation avant le xx/xx/2026.
Rendez-vous sur la page [lien vers votre page d’adhésions*] pour en profiter.
Une nouvelle fois, merci pour cette belle année passée ensemble, nous avons hâte de vous retrouver !
A très vite,
Antoine Ortiz, Président de l’association des amis de Yado"
Si vous avez opté pour le format papier, faites bien en sorte que la page de votre campagne d’adhésion soit bien visible depuis la page d’accueil de votre site internet. Faites également en sorte que ce lien soit accessible depuis vos différents comptes réseaux sociaux.
Le but est évidemment que vos adhérents n’aient qu’un minimum d’efforts à fournir pour y accéder.
Conclusion
Et voilà, vous avez maintenant la recette pour créer en quelques minutes une lettre à destination de vos adhérents. Nous espérons sincèrement que nos conseils vous aideront à faciliter les renouvellements d’adhésion et à relancer la machine.
Si vous avez du mal à vous lancer, n’hésitez pas à utiliser notre modèle pour vous inspirer, en la déclinant simplement selon les besoins de votre association.
Bonne chance à vous pour cette nouvelle rentrée associative et à bientôt sur AssoConnect !
