Le bulletin d'adhésion pour votre rentrée associative

La rentrée associative approche à grand pas. Il s’agit souvent d’un moment crucial, notamment dans la gestion des membres de votre association. Il vaut mieux être bien préparé pour cette période.

Vous avez préparé votre bureau d’association, planifié la première Assemblée Générale et envoyé un email de rentrée à vos adhérents. Toutes nos félicitations !

Mais avez-vous pensé aux bulletins d’adhésion ? C’est une étape essentielle qui permet de démarrer l’année associative sur de bonnes bases. Simple et rapide à élaborer… Oui, si vous vous y prenez correctement !

Vous êtes prêts ? Allons-y !

Et si l'on voyait comment booster vos adhésions ?

Tout ce que votre association doit savoir sur le bulletin d'adhésion

Qu’est-ce qu’un bulletin d’adhésion pour une association ?

Que vous le nommiez "bulletin d’adhésion" ou "fiche d’adhésion", ce formulaire est la preuve qu’une personne fait partie d’une association. En remplissant et signant ce bulletin, l’adhérent accepte les conditions générales de l’association et en devient officiellement membre !

Pour l’association, il s’agit d’un moyen de collecter facilement les informations personnelles des adhérents, qu’ils soient anciens ou nouveaux.

Ce formulaire est généralement constitué de deux parties :

• le bulletin d’adhésion à remplir par l’adhérent et à conserver par l’association : il sert à récupérer les renseignements de l’adhérent,
• le reçu à remplir par l’association et à conserver par l’adhérent : il sert de preuve pour l’adhérent de la réception de son bulletin d’adhésion.

Le bulletin d’adhésion est-il obligatoire pour votre association ?

La loi n’exige pas des associations de fournir un bulletin d’adhésion à chaque nouvelle campagne. Ce dernier est obligatoire uniquement si les statuts de votre association le stipulent. Il faut alors suivre ce qui y est indiqué concernant le processus d’adhésion.

Dans le cas où rien n’est précisé dans vos statuts, les bulletins d’adhésion sont optionnels pour votre association.

Toutefois, ils représentent un réel gain de temps. Ils permettent de :

• collecter rapidement et facilement les informations pratiques à propos de vos membres,
• mettre à jour les informations sur vos anciens membres,
• tenir et organiser vos listes,
• rester en contact avec vos adhérents (via l’envoi de newsletters, emailing…).

Les principales informations pour le bulletin d’adhésion de votre association

Quelles sont les informations à demander ?

Il n’y a pas de règle universelle concernant le contenu des bulletins d’adhésions. Les informations demandées dépendent principalement du type de votre association, de votre fonctionnement et de vos activités.

Par exemple, une association culturelle n’a pas forcément besoin de connaître la condition physique de ses adhérents, contrairement à une association sportive.

Évidemment, certaines informations font consensus et sont en général demandées par toutes les associations aux adhérents.

Par exemple :

• les éléments d’identité : nom, prénom, date de naissance,
• les informations de contact : email, numéro de téléphone,
• l’adresse de l’adhérent : le code postal, la ville,
• le montant des frais d’adhésion et sa date d’application,
• les modes de paiement utilisés pour régler l’adhésion

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Quelques informations complémentaires peuvent être demandées aux adhérents par l’association :

• les personnes à contacter en cas d’urgence,
• le niveau de l’adhérent : débutant, initié, intermédiaire, confirmé (ex. si votre association propose la pratique d’une activité sportive, artistique ou manuelle),
• le nombre d’années de pratique,
• d’autres informations permettant d’accéder éventuellement à une réduction sur les tarifs d’adhésion (ex : le quotient familial).

Encore une fois, les mentions particulières et les demandes de documents pour compléter la nouvelle adhésion dépendent principalement de l’activité et des statuts de votre association.

Les mentions particulières à renseigner selon votre association

Selon les particularités de votre association, nous vous conseillons d’ajouter des éléments à votre bulletin d’adhésion. Ces précisions peuvent notamment prévenir d’éventuels litiges et autres mauvaises surprises.

L’autorisation parentale pour l’adhésion d’un mineur à votre association

En France, d’après la loi n°2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l'égalité et à la citoyenneté, tout mineur a le droit d'adhérer librement à une association. Les mineurs peuvent donc adhérer seuls à une association. Il est considéré que le mineur a obtenu une autorisation verbale de ses parents.

Toutefois, afin d’éviter tout litige pour votre association, il est conseillé de demander une autorisation parentale lors de l’adhésion d’une personne mineure, notamment si les frais d’adhésion sont élevés.

Les certificats médicaux pour votre association

Si votre association propose des activités sportives, il peut être demandé à vos adhérents de fournir un certificat médical.

Les certificats médicaux sont obligatoires pour une liste de sports à contraintes ou dans le cas d’une première licence au sein d’une association affiliée à une fédération sportive.

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Il n’y a aucune obligation légale de demander un certificat médical. Il est fortement conseillé aux associations non affiliées à une fédération de le demander pour la pratique hors compétition. Cela pour des questions d’assurance.

La protection des données personnelles collectées par votre association et le respect du RGPD

Vous n’avez pas pu passer à côté du RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles.

Cette réglementation a modifié la façon de collecter des informations personnelles sur les citoyens européens pour les personnes morales. Elle exige une vigilance accrue de la part de tous les organismes qui traitent ces données.

Évidemment, le bulletin d’adhésion, qui collecte les données personnelles de vos membres, n’échappe pas au RGPD.

Que vous proposiez un bulletin d’adhésion en ligne ou sur papier, vous devez faire mention de l’utilisation des données collectées.

À noter : ne doivent être récoltées que des données utiles et pertinentes pour votre activité.

L’accord pour le droit à l'image des nouveaux adhérents

Vous comptez prendre en photo vos membres en action pour tenir en haleine votre communauté sur les réseaux sociaux ou illustrer votre site internet associatif ? C’est une très bonne idée ! Attention toutefois à prendre en compte le droit à l’image.

En France, la loi précise sur le droit à l’image ceci :

"Chaque personne dispose d’un droit exclusif sur son image et l'utilisation qui en est faite."

Il est alors judicieux d’intégrer une clause de droit à l’image dans votre bulletin d’adhésion pour éviter les mauvaises surprises.

Le règlement intérieur de votre association

Votre association dispose-t-elle d'un règlement intérieur ? Mentionnez-le dans votre fiche d’adhésion. Mais surtout demandez à vos futurs adhérents leur approbation de celui-ci avec une phrase comme "Je reconnais avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l'association."

En intégrant votre règlement intérieur à votre bulletin d’adhésion, vous pouvez vous décharger de votre responsabilité si l’adhérent ne respecte pas les règles de votre "contrat".

La digitalisation des bulletins d'adhésion : une étape essentielle

Les lecteurs réguliers de notre blog ne seront pas étonnés : il nous paraît assez évident que les adhésions en ligne présentent de nombreux avantages. De fait, elles prennent de plus en plus le pas sur le traditionnel bulletin d’adhésion papier.

Voici les avantages que présentent les adhésions en ligne :

• Un gain de temps pour l’adhérent : adhérer en ligne se fait en seulement quelques clics, alors que les adhésions papiers peuvent requérir des déplacements ou des envois par courrier. Plus longs et plus chers, ils sont plus contraignants pour votre adhérent. En moyenne, l’internaute n’a besoin que de 2 minutes pour adhérer en ligne !
• Un gain de temps pour le bénévole en charge des adhésions : plus besoin de déchiffrer l’écriture de vos adhérents, avec une adhésion en ligne les caractères sont uniformisés : plus de place à l’erreur !
• Des flux d’argent sécurisés pour votre association : malgré les a priori, c’est un fait, il est plus sûr de collecter de l’argent en ligne via un prestataire agréé par la Banque de France que de recevoir de l’argent de gré à gré. Cela vous évite de devoir courir après les paiements promis qui tardent à arriver.
• Un vent de modernité à votre association : plus efficaces, plus rapides, plus pratiques, les adhésions en ligne font souffler un vent de modernité sur votre association. C’est un argument supplémentaire pour convaincre et récolter de nouvelles adhésions pour votre association, notamment chez les jeunes générations.

Autre avantage non négligeable : les adhésions en ligne vous épargnent les doubles saisies sur un fichier Excel.

Si le passage au bulletin d’adhésion en ligne est pratique, ce n’est pas une évidence pour tous. Certaines personnes sont encore attachées à la gestion des adhérents de leur association par Excel. Elles peuvent se trouver encore hésitantes, voire mal à l’aise avec l’utilisation d’internet. Pour autant, le bulletin d’adhésion papier n’est pas obligatoire.

Si nous prenons l’exemple d’AssoConnect, il est tout à fait possible de rentrer les adhérents sur votre plateforme de manière manuelle. L’adhérent peut se rendre au local pour vous donner ses informations que vous saisissez directement en ligne. Cela évite les désagréments pour vous et votre adhérent.

L'utilisation d'AssoConnect pour les adhésions au sein de votre association

Vous envisagez de proposer l’adhésion en ligne à la rentrée ? Nous ne pouvons que vous encourager, mais que diriez-vous d’un petit coup de pouce ?

Pour vous accompagner, le logiciel AssoConnect vous facilite la tâche grâce à son module de gestion des adhésions de votre association.

Une solution simple et pratique qui s'adapte aux besoins de votre association

Vous le savez certainement maintenant, AssoConnect proposé une offre Liberté 100% gratuite pour aider la reprise des associations. Cette solution vous permet de gérer les adhésions de votre association de manière simple et efficace.

Il vous suffit de 3 minutes pour créer votre campagne d’adhésion. Grâce au formulaire normé et convivial, vous collectez les informations de votre choix sur vos adhérents en paramétrant rapidement les champs à compléter.

Si certaines informations sont intéressantes à collecter mais pas indispensables, vous pouvez les rendre facultatives à renseigner pour l’adhérent.

Les possibilités pour votre campagne d’adhésions sont multiples :

• Paramétrez vos tarifs et proposez des réductions aux adhérents (ex. une réduction pour les familles nombreuses),
• Fixez un nombre maximum d’adhérents,
• Rattachez une adhésion à une catégorie comptable,
• Ajoutez des prestations optionnelles comme la vente de produits via la boutique en ligne ou l’inscription à votre prochain événement d’association.

Plus besoin de liste papier ou de tableau Excel, votre association aura une base unique, centralisée et complète. Vos données seront partagées en temps réel avec les autres membres du bureau.

Finis les doublons dans vos listes, finies les heures interminables à vérifier , AssoConnect s’occupe de vous.

Une solution qui fait gagner du temps à votre association

Chez AssoConnect, nous voulons vous faire gagner du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : l’activité de votre association. Pour cela, tous les modules de la solution complète d’AssoConnect sont interconnectés.

À chaque adhésion, les documents comptables sont générés automatiquement et envoyés par mail à l’adhérent - en fonction de ce que vous avez configuré, évidemment.

Vos adhérents sont également enregistrés de manière automatique dans votre base de membres.

Vous pouvez donc garder un œil sur le parcours de vos adhérents :

• Conservez leur historique sur plusieurs années (ex. leur période d’adhésion, leur état financier, etc),
• Accédez à leur historique d’achats (que ce soit sur votre boutique en ligne ou votre billetterie),
• Utilisez les statistiques pour développer votre association et adapter votre communication.

Voilà de quoi vous faire gagner un temps considérable sur les nouvelles adhésions, la gestion de votre communauté et booster votre association !

Les paiements en ligne pour vous simplifier la vie

Bien sûr, l’avantage de la digitalisation des bulletins d’adhésion passe aussi par le paiement en ligne.

AssoConnect offre, à votre association et vos adhérents, une plateforme sécurisée et conforme au RGPD.

Vous pourrez proposer à vos adhérents de payer par carte bancaire en ligne en une ou plusieurs fois.

Un de vos adhérents n’est pas convaincu par le paiement en ligne ? Pas de problème, vous pouvez aussi enregistrer directement sur votre plateforme les adhésions par chèques ou espèces.

Le paiement en ligne a un coût. Chez AssoConnect, nous vous proposons deux solutions :

• La prise en charge des frais de transaction par votre association,
• La suggestion d’un pourboire à vos adhérents.

Lors du paiement, un pourboire sera suggéré à vos adhérents en expliquant qu’il permet à votre association de ne pas payer les frais de transaction. Il pourra être modifié et sera ajouté au montant total à payer par l’adhérent.

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Conclusion

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour faciliter l’adhésion de vos membres et démarrer votre année associative sur une bonne note !

Une fois leur adhésion effectuée, remettez-leur une carte d'adhérent pour officialiser votre relation. Par la suite, une petite lettre de remerciements en fin d'année peut vous aider à la pérenniser. Toutes ces petites attentions sont la clé d'une adhésion réussie.

Rappelez-vous simplement de ne pas demander plus d’informations que nécessaire et que le bulletin d'adhésion association soit en ligne ou version papier : accueillez vos adhérents avec le sourire !