Le vote électronique pour les élections du bureau de votre association

Élire son bureau, voter le rapport moral, approuver les comptes annuels : avec assemblées générales, votre association passe par les urnes plus souvent qu'on ne le pense. Et entre les agendas qui ne coïncident jamais, les adhérents à l'autre bout du pays et la paperasse à imprimer, organiser une élection peut vite tourner au casse-tête.

Le vote électronique en association règle une bonne partie du problème. Il fluidifie le scrutin, élargit la participation à tous vos membres où qu'ils soient, et rend le dépouillement quasi instantané.

Encore faut-il connaître les règles à respecter, vérifier ce que disent vos statuts et choisir un outil conforme. On vous explique tout, étape par étape.

Préparer les élections de son bureau d'association via le vote électronique

Les conditions requises pour le bon déroulement des élections d’association

Evidemment, la loi de 1901 ne parle à aucun moment du vote électronique.

Mais elle ne parle pas non plus de la manière dont se déroulent les élections au sein des associations. Ces éléments sont déterminés dans les statuts de votre association.

Il faut donc vous référer aux statuts de votre association et regarder simplement ce qu’ils disent au sujet des élections. Ils doivent notamment répondre à deux questions :

• Comment voter ?
• Qui peut voter ?

Les réponses à ces questions sont essentielles. D’une part, elles permettent d’éviter les éventuelles confusions parmi les membres de l’association sur le processus d’éligibilité. D'autre part, elles sont gage de crédibilité quant au processus démocratique qui régit votre association. Cet élément est souvent important aux yeux de financeurs potentiels.

Prenons l’exemple des membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation annuelle. Il est possible que vos statuts spécifient que seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent prendre part au vote. Dans ce cas, les adhérents en retard dans leurs paiement ne peuvent pas voter - d’où l’intérêt d’ailleurs d’avoir un outil de suivi fin des adhésions.

Vérifiez également dans vos statuts la modalité du vote. Certaines associations établissent que seul le vote en personne ou par procuration est valable. Le vote à distance est donc exclu, ce qui concerne aussi bien le vote par courrier que le vote électronique.

Dans ce cas, vous devez procéder à un vote auprès de l’Assemblée Générale – voire ministériel si votre association est reconnue d’utilité publique – pour modifier les statuts et accorder le vote par correspondance. De fait, le vote par correspondance autorise l’association à procéder au vote électronique.

Informez votre association des élections par vote électronique

Informer les membres de votre association des changements qui s’opèrent en interne est essentiel. Les personnes concernées par le scrutin doivent savoir quand ces changements auront lieu et ce qui est attendu d'eux le moment venu.

Dans la communication que vous leur envoyez, soyez clair sur les raisons du changement, les modalités de vote, l’outil utilisé, les dates de l’élection. Vous pouvez également leur indiquer où trouver plus d’informations sur le sujet ou la personne à qui adresser leurs éventuelles questions.

Processus du vote électronique de l’association

Pour avoir un aperçu concret du processus de vote électronique, comparons-le au vote traditionnel.

Les votes traditionnels (en présentiel généralement, avec des isoloirs, etc.) demandent une grande quantité de ressources et de patience dans leur organisation (contrairement au vote distanciel).

Lorsque vous optez pour le format papier, la route peut être longue pour organiser vos élections d’associations.

En effet, il vous faut notamment :

• Lister les personnes ayant le droit de voter (en espérant que vous disposez d’un bon CRM), créer vos listes et les imprimer,
• Imprimer les programmes des candidats et les envoyer,
• Créer, imprimer et envoyer les convocations, etc.

Tout cela ne prend pas en compte les éventuels changements de dernière minute qui nécessitent de tout recommencer.

À l’aide du vote électronique, en étant bien organisé, en une heure votre dossier d’élection est prêt !

En amont de l’élection, vous devez simplement connaître :

• les personnes ayant le droit de vote dans l’association pour faire vos invitations,
• les candidats à l’élection du bureau d’association,
• la période du vote - exemple : les participants peuvent voter du 5 septembre à 8h au 10 septembre à 23h59.

Vous n’avez plus qu’à entrer toutes ces informations dans le dossier électoral de votre outil de vote électronique.

Ensuite en quelques clics, vos invitations sont envoyées par email à toute votre liste électorale. Chaque participant est invité à s'identifier en tant qu'électeur, et informé de la procédure à suivre.

Le vote peut avoir lieu avant, pendant et même après l’Assemblée Générale. De jour comme de nuit, les participants peuvent voter en toute liberté durant l’ouverture de la période électorale, il leur suffit de disposer d’une connexion à internet.

Au terme du vote, le dépouillement du vote est immédiat et sans effort, donc les résultats sont rapidement communicables à votre communauté.

Les avantages du vote électronique pour son association

Si le vote électronique séduit de plus en plus d'associations, ce n'est pas un hasard. Voici les bénéfices concrets qu'il apporte à votre structure.

Atteindre plus facilement le seuil du quorum

Le quorum correspond au nombre minimum de membres présents pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer. Ce nombre est généralement un pourcentage, et il est défini dans les statuts de votre association.

De fait, il paraît évident qu’un nombre minimum de votants est requis pour que le vote soit valable. C’est de ce seuil minimum que les futurs élus tireront la légitimité de leur mandat.

On comprend donc aisément l’enjeu de maximiser la participation aux élections pour les associations.

Le vote électronique permet de répondre plus facilement à cet enjeu. En effet, les participants ne sont plus obligés de se déplacer et de trouver un moment dans leur agenda : la voie électronique permet de surmonter les contraintes de distance et de temps.

Le nombre de votants a donc toutes les chances d’être plus conséquent, et la représentation de l’association n’en est que meilleure. Ainsi, le risque d’annulation des élections du bureau est évidemment minimisé.

Par ailleurs, les outils numériques permettent généralement de récupérer de manière simple les résultats des votes, et donc d'en garder une trace comme le ferait un procès-verbal en AG d'association.

Simplification et éco-responsabilité du vote électronique

Voyons ensemble ce que signifient ces jolis termes :

• Gain de temps : tant pour l’électeur qui s'épargne le déplacement que pour l’organisateur dans sa préparation. Vous préférez certainement consacrer votre temps à votre projet associatif plutôt qu'à l'impression de feuilles d'émargement (et je vous comprends !).
• Distance géographique : qu’importe la localisation des membres de l’association sur le globe, ils ont accès aux votes.
• Economie responsable : cerise sur le gâteau, vous minimisez l'utilisation de ressources (essence pour le déplacement, papier pour les impressions, etc.) – un petit pas supplémentaire vers la réduction de votre empreinte carbone !

Le contexte légal et les obligations du système de vote électronique

Les logiciels de vote électroniques proposés sur le marché sont soumis à quelques obligations légales.

Conformité du logiciel pour les votes électroniques

Depuis 2010, la CNIL encadre la sécurité des systèmes de vote électronique via une recommandation dédiée, mise à jour pour intégrer les exigences du RGPD. Les solutions sérieuses font l'objet de contrôles réguliers par une expertise indépendante, garantissant la confidentialité des données des votants.

Protéger les données confidentielles des membres de l’association est du ressort des dirigeants de l'association. Lorsque vous adoptez un logiciel de vote électronique, il est de votre devoir de vous renseigner sur sa conformité.

Certaines plateformes n’hésitent pas à faire appel à des tiers assermentés, comme des huissiers de justice pour stocker les données de l’élection. Ainsi, les informations confidentielles de l’association sont protégées.

La sécurité du logiciel au service de votre association

Le logiciel de vote électronique doit évidemment être infaillible en termes de sécurité. Du moins, il doit faire le nécessaire pour éviter à tout prix des conséquences désastreuses pendant une élection d’association.

Voici quelques critères qui pourront vous aiguiller dans la recherche d’un logiciel de vote électronique sécurisé :

• l'authentification unique : 1 jeton de vote électronique anonyme à usage unique est généré par le logiciel pour garantir l'unicité du vote : 1 identification = 1 électeur = 1 vote possible,
• le scellement du dossier électoral : lorsque les données sont enregistrées et approuvées par les membres de l’association, le dossier électoral doit pouvoir être scellé,
• la protection du vote : le vote doit être enregistré et dépouillé par clé de chiffrement,
• la confidentialité : le vote électronique doit pouvoir être confidentiel, notamment si vos statuts d’association le stipulent.

Par ailleurs, si un imprévu survient pendant les élections de votre association, un service SAV doit pouvoir intervenir.

Pensez à vous renseigner sur cet aspect avant de souscrire à un abonnement, cela vous évitera d’éventuelles déconvenues.

Notre partenaire Euro-Vote pour les associations

Nous avons le plaisir de nouer un nouveau partenariat avec Euro-Vote qui propose un système de vote électronique.

Acteur numérique, Euro-Vote est présent sur la scène internationale depuis plusieurs années. Sa mission : éliminer les tâches rébarbatives liées aux votes pour faciliter la vie associative. Si vous connaissez AssoConnect, vous comprendrez aisément pourquoi nous nous entendons bien.

Avec son design épuré, Euro-Vote a développé un système de vote en ligne efficace et simple, pour répondre aux besoins des associations.

En 2018, une cinquantaine d’établissements en France et dans le monde ont adopté Euro-vote. Des associations parisiennes, des lycées en France, à Bruxelles, Moscou, Lisbonne, Pékin, Johannesburg et bien d’autres ont été conquis par leur prestation, que ce soit pour des élections de parents d’élèves ou pour les associations et fondations.

En termes de sécurité, toutes les données nominatives de la liste électorale sont directement confiées par les associations aux huissiers de justice. Le vote s’effectue directement sur la plateforme Euro-Vote, sur des serveurs sécurisés hébergés en Europe.

Nous en profitons pour remercier l’équipe d’Euro-Vote pour ses conseils dans la rédaction de cet article. Son professionnalisme nous a permis d’éclairer le sujet pour vous proposer un contenu qui soit (espérons-le) à la hauteur de vos attentes.

Si vous êtes intéressé par Euro-Vote et client AssoConnect, notre partenariat vous offre une réduction sur la solution de vote électronique.

Conclusion

Si votre association, votre fédération ou votre réseau réunit plusieurs centaines ou milliers de votants, le vote électronique en association devient vite indispensable. Et même pour des structures plus petites, il fait gagner un temps précieux sur chaque scrutin.

Qu'il s'agisse de voter par exemple votre rapport financier, votre rapport moral ou votre rapport d'activité, faire rentrer le numérique dans la gestion de votre association permet de gagner en efficacité.

En faisant votre transition vers le numérique, votre association devient plus écologique et vous bénéficiez du temps gagné pour vous consacrer aux tâches de fond et au développement de votre projet associatif.

🔎 Pour aller plus loin : 

• Assemblée générale à distance 
• Assemblée générale extraordinaire (AGE)

Ces avantages sont vrais pour un certain nombre d’outils numériques. Profitez-en pour découvrir notre guide sur les outils numériques, à télécharger gratuitement.