💡L’essentiel
- L’Assemblée générale constitutive est la première réunion des membres fondateurs d’une association. Elle sert à adopter les statuts, désigner les dirigeants et poser les bases du projet associatif.
- Même si elle n’est pas obligatoire, cette AG est indispensable pour structurer l’association et avancer dans les démarches de déclaration (statuts, dirigeants, etc.).
- La réunion doit donner lieu à un procès-verbal détaillé, signé par au moins un dirigeant. Ce document est nécessaire pour déclarer officiellement l’association.
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Vous avez décidé de concrétiser vos projets en créant une association ? Félicitations, l’heure est maintenant venue de tenir votre Assemblée générale constitutive !
Cette première réunion est fondamentale pour le bon développement de votre structure. C’est à son occasion que vous voterez toutes les décisions déterminantes pour poursuivre la création de votre association. Mais en quoi consiste-t-elle ? Comment l’organiser ?
Voyons tout cela de plus près !
Qu’est-ce qu’une Assemblée générale constitutive d’association ?
L’Assemblée générale (AG) constitutive désigne la première réunion des membres fondateurs d’une association, c’est-à-dire des personnes physiques ou morales ayant pris l’initiative de créer cette association.
Quel est l’objectif d’une Assemblée générale constitutive ?
Le but d’une AG constitutive est de constituer la nouvelle structure associative, d’en désigner les dirigeants et d’en fixer le fonctionnement, notamment via l’adoption des statuts.
Lors de cette réunion, les membres peuvent éventuellement être amenés à :
- définir un nom d’association,
- déterminer l’objet de l’association,
- choisir le siège social de l’association,
- dégager les grands objectifs et les actions qui serviront à concevoir le projet associatif,
- dresser un inventaire des ressources financières et matérielles de l’association,
- ou encore fixer le montant des cotisations.
Vous l’avez compris, l’Assemblée générale constitutive est une étape clé dans la vie de votre association !
C’est au cours de cet événement que vous prendrez toutes les décisions nécessaires pour entreprendre les formalités administratives de création de votre structure associative, à savoir la déclaration d’association et sa publication au Journal officiel des associations.
L’Assemblée générale constitutive d’association est-elle obligatoire ?
La tenue d’une Assemblée générale constitutive d’association est uniquement imposée par la loi pour les associations communales et intercommunales de chasse agréées.
Bien que les autres associations loi 1901 ne soient pas soumises à cette obligation, l’organisation d’une AG constitutive reste néanmoins indispensable.
En effet, c’est lors de ce rassemblement que les fondateurs de votre structure se mettront d’accord pour adopter les statuts et désigner les dirigeants de la future association. Ces décisions seront ensuite consignées dans le procès-verbal de votre Assemblée générale constitutive.
Or, que vous déclariez votre association en ligne ou en préfecture (via le CERFA d’association 13973*04), l’administration exige la présentation de :
- la liste des dirigeants (comportant leur nom, profession, domicile et nationalité) ;
- un exemplaire des statuts de l’association datés et signés par au moins deux dirigeants ;
- une copie du procès-verbal de l’AG constitutive d’association, datée et signée par au moins un dirigeant.
Sans Assemblée générale constitutive, il serait quasiment impossible de fournir tous ces documents obligatoires !
Bon à savoir : vous n’envisagez pas de déclarer votre association ? Pas de souci ! Les associations de fait peuvent tout à fait organiser leur Assemblée générale constitutive et voter leurs statuts si elles le désirent.
Cependant, sachez que les associations non déclarées ne peuvent pas acquérir la capacité juridique. Dès lors, elles ne sont pas autorisées à :
- détenir un compte bancaire d’association,
- solliciter un code APE, un numéro de RNA, un numéro de SIRET d’association ou encore un Kbis d’association ;
- obtenir des subventions, etc.
A fortiori, elles ne peuvent pas profiter des nombreuses fonctionnalités proposées par le Compte Asso.
Malgré ces limites, les associations de fait peuvent toutefois souscrire une police d’assurance ou réactiver une association mise en sommeil sans formalité particulière !
Comment gérer les convocations à une Assemblée générale constitutive ?
Aucune règle ne dicte la liste des personnes à convoquer. Souvenez-vous qu’au stade de l’Assemblée générale constitutive, votre association n’existe pas encore officiellement.
Toutefois, il est fortement recommandé d’envoyer une convocation écrite :
- aux membres fondateurs,
- aux premiers adhérents,
- à toute personne physique ou morale impliquée dans la constitution de votre future association.
L’envoi d’une convocation formelle vous permettra de communiquer aux participants les informations pratiques de la rencontre (date, heure et lieu), ainsi que les documents nécessaires à sa tenue, en particulier :
- l’ordre du jour de l’Assemblée générale constitutive,
- la copie du projet de statuts de l’association,
- la liste des candidats aux différentes fonctions du Conseil d’administration ou du bureau…
À noter : pensez à faire signer la convocation écrite à votre Assemblée générale constitutive par la personne qui en est à l’initiative.
Lorsque votre association sera officiellement déclarée, vos statuts dicteront les règles de convocation et de fonctionnement de vos Assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
Besoin d'un rappel général sur les AG d'association ? On vous explique tout ça en vidéo :
Comment se déroule une Assemblée générale constitutive d’association ?
Vos convocations sont prêtes ? La date est fixée ? À présent, place au rassemblement des membres fondateurs de votre future association !
Le déroulement d’une Assemblée générale constitutive n’est pas régi par la loi. Mais en suivant certaines bonnes pratiques, vous mettez toutes les chances de votre côté pour organiser cette réunion dans les meilleures conditions.
Avant de débuter votre AG constitutive, élisez un secrétaire de séance, chargé de rédiger le procès-verbal de la réunion, ainsi qu’un président de séance, chargé de présenter les points à l’ordre du jour et d’animer les débats.
Les votes porteront principalement sur :
- l'adoption des statuts,
- la désignation des dirigeants,
- la reprise des actes passés par les fondateurs.
L’adoption des statuts de l’association
Les statuts constituent les "fondations" de votre association. Ils régissent son organisation et son fonctionnement, déterminant entre autres :
- sa composition,
- son mode de gouvernance,
- les pouvoirs des instances dirigeantes,
- les modalités d’admission et de radiation de ses membres,
- les conditions de dissolution de l’association.
Certaines associations doivent même respecter un formalisme précis ou intégrer des clauses spécifiques.
Nous vous conseillons donc de préparer un projet de statuts en amont de votre Assemblée générale constitutive. Au cours de la réunion, chaque clause de ce projet pourra être débattue, puis votée par les membres fondateurs.
Après avoir procédé au vote des statuts, assurez-vous que tous les fondateurs y apposent leur signature. Pour rappel, vos statuts d’association loi 1901 doivent être signés par au moins deux dirigeants.
Veillez également à produire autant d’exemplaires signés que de membres fondateurs. Des exemplaires supplémentaires doivent aussi être mis à disposition des membres dans les locaux de l’association, ainsi que lors de la déclaration d’association.
Enfin, vous pouvez décider d’adopter le règlement intérieur ou de reporter son vote lors d’une AG ordinaire ultérieure (son adoption n’étant pas obligatoire à ce stade).
La désignation des dirigeants
L’AG constitutive est également l’occasion de désigner les personnes qui occuperont les postes clés (président, secrétaire, trésorier, etc.) au sein des divers organes dirigeants : Assemblée générale, bureau d’association, Conseil d’administration…
Selon les modalités fixées par les statuts nouvellement votés, cette désignation peut être issue d’un vote ou d’une nomination statutaire.
Les membres peuvent également prévoir de voter la désignation d’un mandataire, chargé d’accomplir les formalités administratives de déclaration d’association.
La reprise des actes engagés par les fondateurs
Avant la déclaration de l’association et sa publication au JOAFE, les membres fondateurs sont parfois amenés à avancer certaines dépenses (location d’un local, matériel…).
L’AG constitutive permet aux membres de déclarer les actes engagés et les dépenses effectuées, afin de les faire passer sur le compte de la nouvelle association. Ainsi, ils peuvent se faire rembourser rapidement et se décharger de toute responsabilité.
Pour ce faire, les frais doivent être énumérés et justifiés dans un document séparé (en précisant la nature de l’acte, son auteur et la dépense engagée). Une fois signé par les membres fondateurs, ce document peut être annexé aux statuts définitifs de l’association.
Comment rédiger le procès-verbal d’Assemblée générale constitutive d’association ?
À l’issue de la réunion, les débats et les votes doivent impérativement être transcrits dans un document incontournable : le procès-verbal d’Assemblée générale constitutive.
L’importance du procès-verbal d’Assemblée générale constitutive
Bien plus qu'une formalité, le procès-verbal d’Assemblée générale constitutive sert à conserver une trace écrite des discussions et des décisions votées pendant la réunion.
De plus, vous devez obligatoirement en remettre une copie à l’administration lors des démarches de déclaration officielle de votre association. Il est donc essentiel de le rédiger avec soin !
Le plus souvent, sa rédaction est attribuée au secrétaire de séance désigné en début d’Assemblée.
Pour rappel, le procès-verbal d'Assemblée générale constitutive doit être daté et signé par au moins un dirigeant de votre association. Nous vous conseillons malgré tout de le faire signer par le président de séance et par le secrétaire de séance.
Le contenu du procès-verbal d’Assemblée générale constitutive
Vous vous demandez comment remplir un procès-verbal d’AG constitutive ? Le contenu de ce document ne diffère pas beaucoup d’un procès-verbal d’AG ordinaire. En pratique, veillez à y faire apparaître :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion constitutive,
- l’ordre du jour,
- la liste des personnes présentes,
- une retranscription fidèle des débats,
- les questions soumises au vote,
- les décisions votées,
- les noms des membres dirigeants (élus ou nommés),
- les signatures des dirigeants.
Enfin, pensez à conserver ce compte-rendu pendant toute la durée de vie de votre association ! Un procès-verbal bien rempli sera un gage de réussite lors de vos démarches de création d’association.
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Conclusion
Les résolutions votées lors de l’Assemblée générale constitutive sont décisives pour le développement de votre future structure associative.
Nom d’association, adoption des statuts, désignation des dirigeants… Tous ces votes seront consignés dans un procès-verbal qui sera remis à l’administration lors de la déclaration officielle de votre association.
La tenue de cette réunion fondatrice ne doit donc pas être prise à la légère. Vous disposez maintenant de toutes les clés pour organiser votre AG constitutive de façon optimale, afin de poursuivre vos démarches de création d’association en toute sérénité !
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