Comment organiser l’Assemblée générale constitutive de votre association ?

Vous avez décidé de concrétiser vos projets en créant une association ? Félicitations, l’heure est venue de réunir vos co-fondateurs pour l’Assemblée générale constitutive.

C’est la réunion qui transforme une bonne idée en structure. On y adopte les statuts, on y désigne les dirigeants, et on en ressort avec le procès-verbal que la préfecture vous réclamera pour enregistrer votre association.

Rien de tout cela n’est très encadré par la loi, ce qui est plutôt une bonne nouvelle : vous avez de la marge. Reste à savoir qui convoquer, dans quel ordre voter, et ce qu’il faut absolument écrire noir sur blanc.

C’est parti !

Qu’est-ce qu’une Assemblée générale constitutive d’association ?

L’Assemblée générale (AG) constitutive désigne la première réunion des membres fondateurs d’une association, c’est-à-dire des personnes physiques ou morales ayant pris l’initiative de créer cette association. 

Quel est l’objectif d’une Assemblée générale constitutive ?

Le but d’une AG constitutive est de constituer la nouvelle structure associative, d’en désigner les dirigeants et d’en fixer le fonctionnement, notamment via l’adoption des statuts.

Lors de cette réunion, les membres peuvent éventuellement être amenés à :

• définir un nom d’association,
• déterminer l’objet de l’association,
• choisir le siège social de l’association,
• dégager les grands objectifs et les actions qui serviront à concevoir le projet associatif,
• dresser un inventaire des ressources financières et matérielles de l’association, 
• ou encore fixer le montant des cotisations.

Vous l’avez compris, l’Assemblée générale constitutive est une étape clé dans la vie de votre association !

C’est au cours de cet événement que vous prendrez toutes les décisions nécessaires pour entreprendre les formalités administratives de création de votre structure associative, à savoir la déclaration d’association et sa publication au Journal officiel des associations.

L’Assemblée générale constitutive d’association est-elle obligatoire ?

Pour la grande majorité des associations loi 1901, la tenue d’une Assemblée générale constitutive n’est imposée par aucun texte. Seules les associations communales et intercommunales de chasse agréées y sont légalement tenues.

Cela dit, « facultative » ne veut pas dire « optionnelle ». Dans les faits, sans Assemblée générale constitutive, vous n’avez ni statuts adoptés, ni dirigeants désignés, ni procès-verbal. C’est-à-dire aucune des pièces que la préfecture vous demandera.

En effet, c’est lors de ce rassemblement que les fondateurs de votre structure se mettront d’accord pour adopter les statuts et désigner les dirigeants de la future association. Ces décisions seront ensuite consignées dans le procès-verbal de votre Assemblée générale constitutive.

Or, que vous déclariez votre association en ligne ou au greffe des associations, le dossier se construit autour du formulaire Cerfa 13973*04 et doit comporter :

• la liste des dirigeants (comportant leur nom, profession, domicile et nationalité) ;
• un exemplaire des statuts de l’association datés et signés par au moins deux dirigeants ;
• une copie du procès-verbal de l’AG constitutive d’association, datée et signée par au moins un dirigeant.

Sans Assemblée générale constitutive, il serait quasiment impossible de fournir tous ces documents obligatoires !

Une fois le dossier complet déposé, le greffe des associations délivre en principe un récépissé sous cinq jours, avec le numéro RNA de votre association.

💡 Bon à savoir : vous ne comptez pas déclarer votre association ? Les associations de fait peuvent tout à fait tenir une Assemblée générale constitutive et voter leurs statuts. Elles n’acquièrent simplement pas la capacité juridique, ce qui leur ferme l’accès au compte bancaire, au numéro SIRET et aux subventions.

Le cas particulier de l’Alsace-Moselle

Si le siège de votre association se trouve dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin ou la Moselle, le droit local s’applique. Votre association s’inscrit au registre des associations du tribunal judiciaire, et non auprès du greffe des associations de la préfecture. Le formulaire Cerfa 13973*04 ne vous concerne donc pas, et le nombre de membres fondateurs requis y est plus élevé qu’en régime général (sept personnes).

Comment gérer les convocations à une Assemblée générale constitutive ?

Aucune règle ne dicte la liste des personnes à convoquer. Souvenez-vous qu’au stade de l’Assemblée générale constitutive, votre association n’existe pas encore officiellement.

Toutefois, il est fortement recommandé d’envoyer une convocation écrite :

• aux membres fondateurs,
• aux premiers adhérents,
• à toute personne physique ou morale impliquée dans la constitution de votre future association. 

L’envoi d’une convocation formelle vous permettra de communiquer aux participants les informations pratiques de la rencontre (date, heure et lieu), ainsi que les documents nécessaires à sa tenue, en particulier :

• l’ordre du jour de l’Assemblée générale constitutive,
• la copie du projet de statuts de l’association,
• la liste des candidats aux différentes fonctions du Conseil d’administration ou du bureau…

📝 À noter : pensez à faire signer la convocation écrite à votre Assemblée générale constitutive par la personne qui en est à l’initiative.

Lorsque votre association sera officiellement déclarée, vos statuts dicteront les règles de convocation et de fonctionnement de vos Assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

Besoin d'un rappel général sur les AG d'association ? On vous explique tout ça en vidéo :

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Comment se déroule une Assemblée générale constitutive d’association ?

Vos convocations sont prêtes ? La date est fixée ? À présent, place au rassemblement des membres fondateurs de votre future association ! 

Le déroulement d’une Assemblée générale constitutive n’est pas régi par la loi. Mais en suivant certaines bonnes pratiques, vous mettez toutes les chances de votre côté pour organiser cette réunion dans les meilleures conditions.

Avant de débuter votre AG constitutive, élisez un secrétaire de séance, chargé de rédiger le procès-verbal de la réunion, ainsi qu’un président de séance, chargé de présenter les points à l’ordre du jour et d’animer les débats. 

Les votes porteront principalement sur : 

• l'adoption des statuts,
• la désignation des dirigeants,
• la reprise des actes passés par les fondateurs.

L’adoption des statuts de l’association

Les statuts constituent les "fondations" de votre association. Ils régissent son organisation et son fonctionnement, déterminant entre autres : 

• sa composition,
• son mode de gouvernance,
• les pouvoirs des instances dirigeantes,
• les modalités d’admission et de radiation de ses membres,
• les conditions de dissolution de l’association.

Certaines associations doivent même respecter un formalisme précis ou intégrer des clauses spécifiques.

Nous vous conseillons donc de préparer un projet de statuts en amont de votre Assemblée générale constitutive. Au cours de la réunion, chaque clause de ce projet pourra être débattue, puis votée par les membres fondateurs.

Après avoir procédé au vote des statuts, assurez-vous que tous les fondateurs y apposent leur signature. Pour rappel, vos statuts d’association loi 1901 doivent être signés par au moins deux dirigeants.

Veillez également à produire autant d’exemplaires signés que de membres fondateurs. Des exemplaires supplémentaires doivent aussi être mis à disposition des membres dans les locaux de l’association, ainsi que lors de la déclaration d’association.

Enfin, vous pouvez décider d’adopter le règlement intérieur ou de reporter son vote lors d’une AG ordinaire ultérieure (son adoption n’étant pas obligatoire à ce stade).

La désignation des dirigeants 

L’AG constitutive est également l’occasion de désigner les personnes qui occuperont les postes clés (président, secrétaire, trésorier, etc.) au sein des divers organes dirigeants : Assemblée générale, bureau d’association, Conseil d’administration…

Selon les modalités fixées par les statuts nouvellement votés, cette désignation peut être issue d’un vote ou d’une nomination statutaire. 

Les membres peuvent également prévoir de voter la désignation d’un mandataire, chargé d’accomplir les formalités administratives de déclaration d’association.

La reprise des actes engagés par les fondateurs

Avant la déclaration de l’association et sa publication au JOAFE, les membres fondateurs sont parfois amenés à avancer certaines dépenses (location d’un local, matériel…).

L’AG constitutive permet aux membres de déclarer les actes engagés et les dépenses effectuées, afin de les faire passer sur le compte de la nouvelle association. Ainsi, ils peuvent se faire rembourser rapidement et se décharger de toute responsabilité. 

Pour ce faire, les frais doivent être énumérés et justifiés dans un document séparé (en précisant la nature de l’acte, son auteur et la dépense engagée). Une fois signé par les membres fondateurs, ce document peut être annexé aux statuts définitifs de l’association.

Comment rédiger le procès-verbal d’Assemblée générale constitutive d’association ?

À l’issue de la réunion, les débats et les votes doivent impérativement être transcrits dans un document incontournable : le procès-verbal d’Assemblée générale constitutive.

L’importance du procès-verbal d’Assemblée générale constitutive 

Bien plus qu'une formalité, le procès-verbal d’Assemblée générale constitutive sert à conserver une trace écrite des discussions et des décisions votées pendant la réunion. 

De plus, vous devez obligatoirement en remettre une copie à l’administration lors des démarches de déclaration officielle de votre association. Il est donc essentiel de le rédiger avec soin !

Le plus souvent, sa rédaction est attribuée au secrétaire de séance désigné en début d’Assemblée. 

Pour rappel, le procès-verbal d'Assemblée générale constitutive doit être daté et signé par au moins un dirigeant de votre association. Nous vous conseillons malgré tout de le faire signer par le président de séance et par le secrétaire de séance.

Le contenu du procès-verbal d’Assemblée générale constitutive

Vous vous demandez comment remplir un procès-verbal d’AG constitutive ? Le contenu de ce document ne diffère pas beaucoup d’un procès-verbal d’AG ordinaire. Voici ce qui doit absolument y figurer, et ce que nous vous recommandons d’y ajouter :

Enfin, pensez à conserver ce compte-rendu pendant toute la durée de vie de votre association ! Un procès-verbal bien rempli sera un gage de réussite lors de vos démarches de création d’association en ligne ou en personne.

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Conclusion

Les résolutions votées lors de l’Assemblée générale constitutive sont décisives pour le développement de votre future structure associative.

Nom d’association, adoption des statuts, désignation des dirigeants… Tous ces votes seront consignés dans un procès-verbal qui sera remis à l’administration lors de la déclaration officielle de votre association. 

La tenue de cette réunion fondatrice ne doit donc pas être prise à la légère. Vous disposez maintenant de toutes les clés pour organiser votre AG constitutive de façon optimale, afin de poursuivre vos démarches de création d’association en toute sérénité !