Registres des associations : lesquels sont obligatoires en 2025 ?

Si vous venez de créer une association, vous savez à quel point la gestion associative requiert de grandes capacités d’organisation ! Pour vous aider, n’hésitez pas à vous appuyer sur les registres des associations.

Registre spécial, registre des délibérations, registre unique du personnel… chacun de ces fichiers est conçu pour centraliser et retrouver rapidement toutes les informations essentielles sur le fonctionnement de votre association. Qu'ils soient obligatoires ou facultatifs, ces registres constituent des outils utiles pour gérer efficacement votre structure.

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Le registre spécial des associations : à quoi sert-il et est-il obligatoire ?

Jusqu’en juillet 2015, les associations étaient obligées de tenir un registre spécial dans lequel elles devaient renseigner tous les changements relatifs à la vie de l’organisme.

Cette obligation était imposée par l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901. Cependant, l’ordonnance n°2015-904 du 23 juillet 2015 est venue abroger cette obligation dans le but de simplifier le régime des associations et des fondations.

Le registre spécial des associations est donc aujourd’hui devenu facultatif. 

Toutefois, les associations ont intérêt à le mettre en place, car il permet de conserver une trace de toutes les modifications effectuées par l’association depuis sa création. Disposer d’un tel historique offre une sécurité juridique lors d’un changement de dirigeants ou, par exemple, lors de la réactivation d’une association mise en sommeil.

Les associations peuvent ainsi consigner dans le registre spécial tous les changements déclarés en préfecture :

• les modifications des statuts de l’association ;
• les changements de dirigeants ;
• les changements du bureau de l’association ;
• le transfert du siège social ;
• les nouveaux établissements créés ;
• la fusion avec une association ;
• les acquisitions ou les aliénations des immeubles de l’association…

Les pièces justificatives de ces modifications doivent être datées et signées par le dirigeant ou la dirigeante, puis jointes au registre.

Le registre spécial est un cahier dont les pages doivent être numérotées et reliées sans pouvoir être dissociées (les feuilles volantes étant fortement déconseillées). De cette manière, chaque modification apportée à l’association peut être consultée par ordre chronologique.

Si votre association décide de se munir d’un registre spécial, ce dernier doit être conservé au siège de l’association tout au long de son existence.

Bon à savoir : en plus du formulaire CERFA n°13972*03 nécessaire pour déclarer une modification d’association, la plateforme numérique Le Compte Asso devrait prochainement permettre de déclarer en ligne tout changement de situation, tel que : 

• la modification du nom de l’association, de son objet, de son siège social, de la liste des dirigeants, des statuts de l’association… 
• la dissolution de l’association ou une cessation d’activité.

Quels sont les autres registres des associations ?

Le registre des délibérations

Comme son nom l’indique, le registre des délibérations vise à consigner dans un seul document l’ensemble des délibérations adoptées par l’Assemblée générale de l’association, le conseil d’administration ou le bureau.

Ce registre n’est pas prévu par la loi, sauf si les statuts de l’association le prévoient. Cela est précisément le cas des associations reconnues d’utilité publique qui ont une obligation de transparence vis-à-vis de l’État.

Même si les statuts de votre association ne l’exigent pas, la tenue d’un registre des délibérations peut s’avérer particulièrement utile :

• il permet de retracer l’historique des décisions votées par l’association, ce qui facilite la transmission d'informations entre dirigeants sortants et entrants, ou entre l’association et ses membres (ou les tiers) ;

• en cas de litige, il garantit la validité de ces décisions et le respect des procédures mentionnées par les statuts de l’association.

Sur la forme, le registre des délibérations doit rassembler tous les procès-verbaux dressés lors des Assemblées générales ou lors des autres réunions des instances dirigeantes. Pensez à y ajouter les informations et les documents annexes, notamment : 

• la date, l’heure et le lieu de la réunion ; 
• l’ordre du jour ;
• les documents joints à l’ordre du jour ; 
• la liste des personnes présentes…

Veillez enfin à classer les procès-verbaux dans le registre par ordre chronologique (sans oublier le procès-verbal de votre Assemblée générale constitutive) et à faire parapher toutes les pages par les dirigeants de l’association.

Enfin, conservez précieusement le registre des délibérations au siège de l’association.

Le registre des adhérents

Non obligatoire, le registre des adhérents vise à recenser l’ensemble des membres d’une association. 

Se présentant sous la forme d’une liste nominative, ce registre permet de centraliser dans un seul document les informations nécessaires pour identifier les adhérents, en particulier leurs noms, adresses et éventuellement coordonnées bancaires.

Si votre association compte peu d’adhérents, un petit cahier en version physique est amplement suffisant. Dans le cas contraire, il est conseillé de recourir à une version numérique afin de faciliter l’envoi de courriers électroniques ou postaux.

Bon à savoir : depuis l’entrée en vigueur du RGPD, les associations qui collectent les informations sur leurs membres sont tenues de se conformer à la réglementation sur la protection des données personnelles. 

Le registre unique du personnel

Si votre association emploie des salariés, elle doit obligatoirement tenir un registre unique du personnel. 

Le but de ce registre est de répertorier de façon chronologique tous les salariés recrutés par l’association. Pour chaque salarié, le registre unique du personnel fait apparaître : 

• les informations relatives à son identité : nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité ;
• les informations relatives aux fonctions exercées : emploi, qualification, date d’entrée et de sortie et, éventuellement, la date d’autorisation d'embauche ou de licenciement.

À noter : toutes les informations contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pendant au moins cinq années après le départ du salarié.

Le registre comptable

Bien que la loi du 1ᵉʳ juillet 1901 n’impose pas d’obligation comptable, la tenue d’une comptabilité est indispensable pour une bonne gestion associative.

Dans ce cadre, le registre comptable a pour objectif de regrouper les principaux documents comptables de votre association. Vous pouvez y centraliser : 

• le journal comptable, qui fournit une liste exhaustive de toutes les opérations comptables classées par ordre chronologique, en commençant par exemple par les coûts liés à la création de votre association (incluant leurs dates, leurs libellés, leurs montants et les pièces justificatives correspondantes) ;
• le grand livre comptable, qui retrace toutes les écritures comptables enregistrées par compte, puis les classe par date et par compte pour l’ensemble des comptes de l’association ;

• les comptes annuels, qui rassemblent le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

L’existence d’un registre comptable est essentielle pour le fonctionnement d’une association :

• il reflète la capacité de l’association à tenir sa comptabilité ;
• il améliore la visibilité des responsables associatifs sur les ressources et les dépenses de l’association ;
• il permet de justifier de l’utilisation des ressources financières, en particulier lorsque l’association doit se conformer au Plan comptable des associations (associations reconnues d’utilité publique, associations bénéficiant de subventions supérieures à 153 000 euros…) ;
• il renforce la crédibilité du projet associatif auprès de potentiels partenaires ou financeurs.

Quelle est la différence entre le RNA et les autres registres des associations ?

Comme vous venez de le voir, l’ensemble des registres détaillés dans cet article sont des fichiers tenus par l’association elle-même.

Ces registres ne doivent pas être confondus avec le RNA (acronyme de Répertoire National des Associations).

En effet, le RNA est un fichier national qui recense toutes les associations loi 1901 déclarées. Après la déclaration d’association en préfecture ou en sous-préfecture, chaque association se voit attribuer un numéro d'identification, également appelé numéro RNA d’association. Consultable sur le Journal officiel des associations, ce numéro sert principalement à faciliter les échanges entre les organismes associatifs et l’administration.

Notez que les associations de fait ne peuvent pas être répertoriées au Répertoire National des Associations et se voir attribuer un numéro RNA. De la même manière, elles ne peuvent pas obtenir un code APE, un numéro de SIRET d’association, un Kbis d’association, ni ouvrir un compte bancaire d’association.

Notre vidéo pour s'y retrouver dans cette jungle des acronymes :

Conclusion

Les registres des associations sont essentiels pour la gestion et la transparence des activités associatives.

En un clin d'œil, ils offrent une vue d’ensemble sur tous les aspects importants de la vie d’une association : ses modifications structurelles, les décisions de ses organes de gouvernance, ses adhérents, son personnel, sa comptabilité…

Qu'ils soient obligatoires ou facultatifs, votre association a tout intérêt à les mettre en place. Sous réserve d’être soigneusement complétés et tenus à jour, les registres sont une véritable assurance pour votre association et vous permettront de gagner en efficacité, mais également en crédibilité auprès de vos membres et de vos partenaires !

Et pour en savoir plus sur la naissance d'une association, rendez-vous sur notre article dédié à la création d'une association en ligne.